Certificado Digital: O que é, para que serve e como obter
Os certificados digitais são usados como assinaturas digitais para pessoas físicas e jurídicas. Com esse tipo de autenticação, as empresas podem realizar uma série de transações fiscais obrigatórias, como garantir a autenticidade de documentos, como nota fiscal eletrônica de maneira mais prática, e muitas outras atividades.
Quer ganhar tempo com um processo de emissão de NFs mais ágil e menos burocrático? Saiba mais.
Um certificado digital é uma autenticidade eletrônica usada para assinar documentos em qualquer lugar. Tem força legal e equivale a CPF e CNPJ.
Se você é um novo empreendedor, claro que precisa entender como funcionam os certificados digitais, afinal, com essa autenticação, sua empresa poderá realizar uma série de transações fiscais obrigatórias.
Pensando nisso, o Canal PME explicou o que é certificado digital, qual a relação entre CNPJ e certificado digital e qual a diferença entre ele e assinatura eletrônica. Além disso, saiba quais são as vantagens dele e como obtê-lo. Confira!
- O que é certificado digital?
- Qual a relação entre CNPJ e certificado digital?
- Qual a diferença entre certificado digital e assinatura eletrônica?
- Vantagens do certificado digital
- Como obter o Certificado Digital?
- Conte com a MarketUP para emitir o seu certificado digital
Vamos começar!
O que é certificado digital?
Um certificado digital é a identidade digital de uma empresa ou indivíduo que permite assinar documentos juridicamente vinculativos e realizar transações on-line com segurança. Foi criado para garantir a autenticidade das operações on-line e identificar pessoas físicas e jurídicas através de assinaturas eletrônicas.
Portanto, é fácil assinar documentos digitais, enviar obrigações governamentais e emitir diversos documentos oficiais sem a necessidade de assinaturas em papel ou reconhecimento de firma.
Se você está faturando eletronicamente em seu negócio, é provável que já conheça os certificados digitais, pois é obrigatório para a maioria das empresas que geram NF-e e NFS-e.
No Brasil, esse documento digital pode ser obtido em formato de arquivo para instalação em computador, dispositivo (cartão ou token) ou como arquivo na nuvem.
As agências responsáveis pela comercialização são as certificadoras credenciadas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), como Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.
Hoje, muitos tipos de certificados digitais já podem ser encontrados, desde versões virtuais de CPF e CNPJ até documentos específicos para faturamento e micro e pequenas empresas.
Para que serve o certificado digital?
Os certificados digitais são utilizados para autenticar todos os tipos de transações e atividades on-line, garantindo a segurança, privacidade e agilidade dos envolvidos.
Este documento pode ser aplicado na assinatura e envio de documentos digitais (contratos, acordos, recibos, notas promissórias, extratos, etc.)
Além disso, emitir passaportes, carteiras de motorista e diplomas universitários, participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas, assinar NF-e, registros contábeis e fiscais, enviar declarações de imposto de renda e informações da empresa para a Receita Federal. Sistema e-Social e SPED. Além disso, você pode fazer login em ambientes restritos, como o portal e-CAC do IRS.
Em suma, tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem se beneficiar do uso de certificados digitais para facilitar transações e quaisquer operações que exijam identificação e verificação legal pela Internet.
Esse tipo de autenticação pode ser adquirida por empreendedores que desejam ter mais segurança nos procedimentos adotados por sua companhia. Entretanto, o certificado digital é obrigatório em alguns casos.
Entre eles, empresas inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido — portanto, que emitem nota fiscal eletrônica.
O microempreendedor individual, via de regra, não é obrigado a ter a certificação (exceto caso ele emita NF-e, a depender das regras de cada estado e município).
Quem precisa utilizar o certificado digital?
Os empreendedores que desejam mais segurança nos procecedimentos que suas empresas realizam podem obter esse tipo de autenticação. No entanto, em alguns casos, os certificados digitais são obrigatórios para aqueles que aderem ao regime de tributação do lucro real ou do lucro presumido – por isso, emitem nota fiscal eletrônica.
Geralmente, um microempreendedor individual não precisa ser certificado (a menos que ele emita NF-e, dependendo das regras de cada estado e cidade).
Tipos de certificado digital
Dentre os tipos de certificados digitais, destacamos três que são os mais importantes para os pequenos empreendedores.
e-CPF
O e-CPF é para uso pessoal, mas os empreendedores podem utilizá-lo como assinatura digital para documentos, como representante legal do negócio. Não é utilizado para emissão de NF-e. Normalmente, o e-CPF é usado para fornecer demonstrações de lucros e perdas, formular contratos de câmbio e certificar contratos bancários.
e-CNPJ
O e-CNPJ é ideal para empresas, corporações e instituições por ser a versão on-line do CNPJ. Com ele, é possível realizar assinaturas digitais, transmitir dados sobre as operações de pessoas jurídicas e prestar declarações, garantindo e assegurando a autenticidade de todas as informações.
NF-e
Embora os empresários possam emitir faturas pelo e-CNPJ, esse certificado é indicado para quem tem funcionários para poderem emitir faturas sem medo de usar o certificado digital para tarefas ilegais ou uso não autorizado.
Existem 2 modelos de certificados: A1 e A3. Ambas as variantes satisfazem a função de autenticação, a única coisa que muda é o local de armazenamento dos dados.
Os certificados A1 são armazenados em computadores ou dispositivos móveis, como smartphones e tablets, e são válidos por 1 ano. A3 é emitido e armazenado em cartões inteligentes, tokens criptografados ou diretamente na nuvem e é válido por 1 a 5 anos.
Qual a relação entre CNPJ e certificado digital?
O e-CNPJ contém todas as informações do CNPJ em formato eletrônico. Portanto, o responsável pela certidão deve ser o representante legal da empresa na Receita Federal.
Com ele, é possível declarar imposto de renda, acessar serviços diretamente em sites fiscais, emitir certificados digitais e notas fiscais eletrônicas, assinar documentos juridicamente vinculantes, enviar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, participar de leilões eletrônicos governamentais e emitir documentos eletrônicos para contabilidade.
A emissão de notas eletrônicas pelo e-CNPJ é mais reveladora quando o responsável é o emissor, pois é melhor não compartilhar senhas com outras pessoas. Nesses casos, a certidão de NF-e é mais recomendada, pois é emitida com o CPF do empregado.
Certificado digital e NF-e
Dito isso, avançamos: os certificados digitais NF-e são os mais procurados pelas pequenas empresas que precisam emitir nota fiscal eletrônica. Na verdade, seu uso é dedicado a essa finalidade!
As empresas podem indicar um funcionário responsável pelas emissões, tornando o processo mais organizado e seguro, eliminando a necessidade de compartilhamento de dados e senhas do e-CNPJ.
A nota fiscal eletrônica é utilizada no processo de compra, venda ou prestação de serviços, incluindo a circulação de mercadorias e serviços (ICMS). Uma das vantagens do uso de versões eletrônicas é a redução dos custos de impressão e armazenamento físico desses documentos.
Os certificados digitais também permitem a emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Consumo (NFC-e), que se refere a cupons fiscais entregues aos clientes após a compra de um produto ou serviço.
As Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço (NFS-e) também podem ser emitidas dessa forma, em vez de declarações de serviço. É utilizado para comprovar a execução do serviço e receber a tributação definida pelo município local como Imposto sobre Serviços (ISS).
Para gerar a NF-e, o certificado é utilizado em duas etapas: na assinatura digital do documento, onde o certificado deve conter o CNPJ da empresa, e, por fim, durante o envio do documento ao Ministro da Fazenda.
Qual a diferença entre certificado digital e assinatura eletrônica?
Como pode ser observado na definição, certificados digitais e assinaturas digitais são conceitos diferentes com funções diferentes, mas complementares. Muitas vezes, diferentes tipos de operações exigem ambos.
Um certificado digital pode ser usado como carteira de identidade eletrônica para uma pessoa física ou jurídica, pois garante a identificação sem representação física.
Uma assinatura digital é um tipo de assinatura que existe apenas com certificados digitais. Nesse caso, trata-se de uma técnica criptográfica que vincula os dados de um certificado digital a um documento eletrônico para autenticá-lo. Sem ele, é uma assinatura eletrônica.
Em suma, um certificado digital é um documento eletrônico, como uma identidade e um certificado. As assinaturas digitais são feitas usando certificados digitais, enquanto outros tipos de assinaturas eletrônicas não usam certificados digitais, mas usam outros meios de identificação do signatário.
Vantagens do certificado digital
O certificado digital traz inúmeros benefícios para empresas e pessoas físicas e deve se tornar padrão no mercado. Confira o que você tem a ganhar com esse documento.
Mais praticidade
Uma das principais vantagens oferecidas pelos certificados digitais é a praticidade de resolver qualquer processo burocrático sem sair de casa.
Você não precisa ir ao cartório para autenticar uma assinatura ou assinar um documento físico, basta usar seu certificado on-line para verificar qualquer documento, contrato e transação.
Mais segurança nas transações
Se você já teve dúvidas sobre transações on-line, principalmente quando envolvem dinheiro e dados sensíveis da sua empresa, saiba que os certificados digitais garantem a total segurança de qualquer atividade na Internet.
Como vimos acima, sua tecnologia de criptografia protege a troca de informações no ambiente virtual e garante a validade jurídica e financeira de documentos e assinaturas.
Dessa forma, você pode evitar fraudes, vazamentos e incidentes cibernéticos em transações eletrônicas.
Redução de custos
Os certificados digitais também ajudam a reduzir alguns custos e aumentar a produtividade da empresa. Os certificados digitais eliminam suas despesas do dia a dia, como compra e impressão de papel, abertura e reconhecimento de assinaturas em cartórios e elimina a necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos.
Além disso, reduz o custo administrativo de organização e gerenciamento de documentos, envio, transporte e movimentação para assinatura de documentos físicos.
Ademais, você não se arrisca em perder seus arquivos importantes por negligência ou acidente, e sempre tem seus arquivos armazenados na nuvem ou com backup à mão.
Facilidade de acesso a serviços públicos
Um dos principais motivos para obter um certificado digital é ter acesso gratuito a diversos serviços governamentais pela internet.
Por exemplo, para muitas empresas, as assinaturas digitais são necessárias para emitir faturas.
No entanto, também vale a pena obter voluntariamente um certificado de acesso a sistemas como INSS, eSocial, SPED, RAIS (Relatório Anual de Informações Sociais), Prouni, DMED (Declaração de Serviços Médicos e de Saúde) e diversas outras plataformas governamentais.
Como obter o Certificado Digital?
Primeiramente, você deve escolher uma certificadora autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil), como a Soluti, parceira do MarketUP!.
Após a seleção, é necessário comparecer em um dos organismos de certificação com todos os documentos necessários para a emissão de documentos eletrônicos.
Se você deseja obter um certificado digital como pessoa física, para uma empresa que deseja obter um certificado digital ou e-CNPJ, deve verificar os documentos necessários para a certificação em ambos os casos.
Os preços variam conforme o modelo adquirido. Na MarketUP, o certificado digital A1 tem validade de um ano sendo emitido pela Soluti.
Que documentos são necessários para a obtenção de um certificado digital?
Você deve ter os seguintes documentos em mãos:
- Documentos de constituição da empresa (Contrato Social, Requerimento do Empreendedor ou Contrato Social);
- modificação do contrato (se houver);
- Documentos que estabelecem e elegem o atual Conselho de Administração (se aplicável);
- Cartão CNPJ regular para verificação.
É importante lembrar que este cartão precisa ser impresso um dia antes da data da verificação presencial do certificado digital.
Conte com a MarketUP para emitir o seu certificado digital
E se você precisar de ajuda para adquirir seu certificado, não precisa se preocupar: é só contatar nosso suporte.
Como você pode ver até agora, obter um certificado digital traz muitos benefícios para o dia a dia, mais confiança nos processos, agilidade nas tarefas do dia a dia, menores custos operacionais e muito mais.
Consistente com isso, é importante ter um sistema de gestão que seja fácil de operar. A MarketUP firmou parceria com a Soluti para fornecer certificados digitais para simplificar e agilizar as tarefas da sua empresa.
Com ele, certificados digitais A1 e modelos A3 podem ser utilizados em seu negócio para emitir o principal modelo de nota fiscal eletrônica para todos os cálculos de impostos e transferências XML.
Já está registrado no MarketUP? Assista ao vídeo abaixo e instale seu certificado digital em nosso ERP em pouco tempo, menos de três minutos.
Conclusão
Neste artigo, explicamos qual a importância das redes sociais para alavancar as suas vendas, como escolher a melhor e dicas para aumentar as vendas do seu negócio com elas.
Com o avanço da tecnologia da informação, essa é uma tendência que está se tornando cada vez mais poderosa no mercado. Não fique de fora, faça já certificados digitais para otimizar custos e trabalhar na sua empresa.
A vantagem de possuir o ERP MarketUP é a possibilidade de utilizar nosso editor 100% on-line para agilizar a emissão de notas fiscais eletrônicas e integrar a documentação em seus controles financeiros.
Basta importar seu certificado digital e começar a faturar de maneira mais ágil, prática e inteligente. Se quiser mais dicas sobre documentos fiscais, confira estes outros artigos:
- Assinatura digital ou eletrônica: entenda a diferença e saiba qual usar
- Nota Fiscal: o que é e passo a passo para emitir
- Cupom fiscal e nota fiscal: Saiba a diferença para não se confundir
- Quais são os riscos de vender uma mercadoria sem nota fiscal?
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