Como controlar as contas a pagar e receber da sua empresa

Como anda a administração das finanças do seu empreendimento? Ter um controle eficiente, consistente e periódico é muito essencial para o bom funcionamento de uma empresa, tenha ela o formato e tamanho que for. O acompanhamento atento desse setor ajuda o gestor a manter a empresa em uma linha de crescimento estável, pois ele passa a  conhecer melhor os gastos fixos e calcular aqueles que são variáveis. Dentre as ferramentas de gestão financeira, uma das mais importantes são as contas a pagar e receber do seu negócio.

As contas a pagar são aquelas que saem do caixa da sua empresa, seja de maneira fixa e periódica ou variável. Esses valores são referentes a débitos com funcionários fornecedores, tributos, despesas de manutenção da empresa e tributos. Já as contas a receber equivalem a todos os valores que devem entrar no caixa da companhia, tais como pagamento de venda de produtos ou prestação de serviços.

Controlar ambos é fundamental para garantir a melhor gestão financeira para a sua empresa. A seguir, confira 5 dicas do Canal PME para ficar em dia com as contas a pagar e receber do seu negócio.

Registre todas as movimentações financeiras

Um dos hábitos mais importantes para se cultivar enquanto gestor de seu próprio negócio é registrar todo e qualquer valor que entrar ou sair do seu caixa. Não importa quão pequenos forem, todos os recebimentos e pagamentos precisam estar computados no em suas contas a pagar e receber, pois um controle realmente eficiente de suas finanças pela constância desses registros. Além disso, anotar e acompanhar essas movimentação é essencial para outros processos gerenciais, tais como:

• controle de estoque;
• produtos e serviços mais vendidos;
• fluxo de caixa;
• custos por departamento.

Por isso, não basta apenas que essas informações estejam registradas: é necessário que haja integração entre o financeiro e as demais áreas da empresa — estoque, compras, logística, vendas — para que os dados sobre movimentações de entrada e saída de caixa estejam acessíveis a todas. 

Gerencie os valores em atraso de clientes inadimplentes

Por lidar diretamente com a relação entre a empresa e seus clientes, a gestão de contas a receber é um dos pilares mais sensíveis de um negócio. Por um lado, o atraso dos pagamentos por parte dos consumidores impacta diretamente o cumprimento das obrigações da companhia, tais como pagamento de contas, funcionários e fornecedores. Por outro, a cobrança é um assunto bastante delicado e, se feita sem o devido cuidado, pode vir a reduzir a base de clientes.

Receber valores em atraso, porém, é fundamental. Para isso, é necessário entrar em contato com os clientes inadimplentes e cobrá-los, sempre com cuidado para não constrangê-los. Tenha um processo pré-estabelecido para isso e ofereça, por exemplo, formas viáveis de parcelamento da dívida, pois isso aumenta consideravelmente as chances de recebimento. Lembre-se também de utilizar algum sistema de controle para manter atualizada a lista de consumidores com dívidas em aberto. 

Estimule seus clientes a pagarem à vista

Para evitar a inadimplência e garantir que haja um fluxo de entradas constante e considerável no caixa da sua empresa, uma ótima estratégia é estimular que seus clientes realizem pagamentos à vista. Oferecer benefícios especiais àqueles consumidores que estão dispostos a pagar antecipadamente pelo produtos ou serviço que estão comprando. Além de ajudar a manter as contas a receber do seu negócio em dia, o pagamento antecipado por meio de vantagens para os clientes é excelente para fidelizá-los e manter sua empresa com uma boa imagem no mercado.

Não se esqueça de acompanhar o fluxo de caixa

Dentre todos os instrumentos financeiros para administrar uma empresa, o fluxo de caixa é um dos mais importantes. Muitos empreendedores, contudo, negligenciam o recursos e não o utilizam corretamente. Para que o controle do seu caixa seja o mais eficiente possível, é essencial checar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa com certa periodicidade, evitando que se passem longos períodos de tempo. 

Utilize um sistema ERP para sua gestão financeira

Para que o controle de contas a pagar e a receber seja efetivo, célere e confiável, a automatização e a integração são dois pilares essenciais. Isso porque quanto mais um processo depender da inserção manual de dados, mais sujeito a erros ele estará.

Um dos maiores aliados para o seu negócio é um sistema de gestão empresarial completo, acessível e intuitivo. Com uma plataforma ERP, todos os processos financeiros da sua empresa podem ser otimizados e automatizados, economizando tempo e minimizando erros. Se você ainda não utiliza um software de gestão online, a MarketUP pode te ajudar a ter o melhor controle de suas contas a pagar e a receber.

O nosso sistema ERP conta com uma gama de recursos e funcionalidades para todas as áreas da sua empresa, inclusive para a sua gestão financeira. O MarketUP traz maior facilidade e agilidade para o seu empreendimento e a sua administração com uma série de recursos para controlar todos os valores que entram e saem do seu negócio.

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Redação MarketUP