Como fazer controle de estoque: o que é, dicas e sistemas
Muitas empresas estão 100% focadas em aumentar os lucros de forma exponencial, ou seja, concentram suas energias no controle de vendas, exposição de bens e serviços. No entanto, eles não conseguem focar na outra ponta da organização, a gestão eficaz de seus recursos.
Grande parte desse gerenciamento envolve melhorar o gerenciamento de suprimentos e o controle de estoque.
Pensando nisso, o Canal PME vai te explicar o que é controle de estoque, as vantagens de um estoque bem controlado e um passo a passo de como fazê-lo. Além disso, mostraremos como tornar o controle de estoque mais eficiente e o papel da MarketUP nesse processo. Confira!
O que é o controle de estoque?
O controle de estoque é responsável por monitorar o fluxo de mercadorias dentro de uma empresa. Deve registrar e analisar informações sobre vendas e compras futuras.
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Datas de vencimento, campanhas de marketing, aniversários e rotatividade de funcionários são apenas algumas das partes de um bom controle de estoque.
Os empreendedores que executam essa atividade de forma eficaz conseguem reduzir custos, prever investimentos e, claro, aumentar o número de vendas.
Ou seja, um bom controle de estoque é essencial para vender mais produtos e atender aos pedidos dos clientes. Esse fator é decisivo de várias maneiras e pode enganar aqueles que pensam que saber a quantidade de mercadorias é suficiente.
Por exemplo, você deve entender a sazonalidade do seu setor, as considerações para armazenamento de produtos e a importância do treinamento dos funcionários. Deixar isso de lado significa perder uma grande oportunidade de expandir seus negócios.
Quais as vantagens de um estoque bem controlado?
Se você é uma daquelas pessoas que não aprecia o controle de estoque, então este tópico é para você. Listamos os principais benefícios do controle de estoque. Então, descubra como sua empresa pode se beneficiar disso.
Assegura qualidade das mercadorias
Um bom controle de estoque começa com a inspeção contínua das mercadorias em estoque. Isso garante que a qualidade esteja atualizada, pois, alguns produtos têm prazo de validade ou podem exigir condições especiais de armazenamento, como número máximo de caixas empilhadas ou exposição ao sol.
Dessa forma, os consumidores recebem produtos de alta qualidade e ficam satisfeitos com seus serviços. Por exemplo, quando todas as etapas da compra são perfeitas, há uma boa chance de que os clientes sejam fiéis e recomendem sua loja.
Desenvolve o planejamento de compra
Saber quantos produtos estão em estoque pode parecer simples, mas é essencial para qualquer negócio. Essas informações tornam seus pedidos de compra mais precisos e mais fáceis de criar descontos e promoções. Com o tempo, você aprenderá sobre o comportamento do seu nicho e poderá planejar e definir com antecedência.
Evita desperdício
Ao ficar de olho em tudo, você evita comprar ou criar produtos desnecessários. Isso reduz a despesa financeira de espaço, pessoal e tempo. Ao armazenar apenas o que você precisa, você pode reduzir a equipe enxuta e um local menor.
Vendas mais assertivas
Saber sobre seu estoque é saber o que você pode vender. Um dos maiores pecados no varejo é vender um produto que você não tem. No entanto, ao assumir o controle de seu estoque, sua estratégia de marketing se tornará mais eficaz e consistente em todos os setores. O cliente fica satisfeito com a compra, e você não arrisca vender o que não tem.
Passo a passo de como fazer controle de estoque
Faça um inventário
O estoque consiste em uma lista de todos os produtos armazenados e a quantidade de cada um deles. Este é um procedimento obrigatório que precisa ser constantemente atualizado.
À medida que surgem entradas e saídas, é importante revisar os dados do fluxo de caixa e inserir a data da mudança. Esta atividade evita avarias e, para ser eficaz, recomenda-se centralizar essa função em apenas um colaborador.
Automatize o controle de estoque
Controlar manualmente seu estoque aumenta as chances de falha e também é uma tarefa demorada.
Para agilizar esse processo, é importante automatizar seu estoque, ou seja, contratar um sistema que registre automaticamente todas as suas movimentações e as integre com outros setores como financeiro, vendas e fluxo de caixa.
Já existem diversos sistemas de controle de estoque no mercado com essas e outras funcionalidades, como geração de relatórios de apoio ao estoque.
A MarketUP é um deles. Que tal clicar aqui para conhecer um sistema ERP que pode mudar a gestão do seu negócio?
Capacite os funcionários
Seus funcionários entendem a importância de aderir a todos os princípios de um bom controle de estoque? Você sabe o que deve e o que não deve ser feito?
Para um gerenciamento de estoque eficaz, toda a sua equipe deve ser informada de todas as atividades de controle de estoque. Também é fundamental que o líder seja responsável pelo acompanhamento dos colaboradores.
Potencialize o estoque
A quantidade de produtos armazenados deve ser equilibrada, sem faltas e excedentes. Para isso, é necessário conhecer o giro das mercadorias, as preferências dos consumidores e as reais oportunidades de vendas. O inventário também ajuda nesta fase, pois fornece uma análise válida da situação real de estoque, saída e sazonalidade.
Estabeleça margem de perdas e danos
Mesmo que o estoque seja minimamente controlado, em certos momentos, ocorrerão perdas. Pode até acontecer, inclusive, uma perda dupla (na compra e na venda), caso dos itens com validade vencida.
Sabendo disso, é importante definir um limite de perdas e danos, buscando se manter dentro dessa meta.
Organize os custos
O controle de estoque de pequenas empresas abrange os custos de espaço físico, pessoal de negócios, sistemas adotados, desperdícios e danos, etc. Calcule todos esses custos e procure alternativas para reduzi-los.
Invista nos estagnados
Itens que não são comercializados, ou seja, itens estagnados, devem ter certo direcionamento estratégico para evitar maiores perdas. Promova esses produtos e ofereça descontos para que eles acabem no estoque: mesmo que você não obtenha 100% de lucro, pelo menos não irá sofrer com grandes perdas.
Como tornar o controle de estoque mais eficiente?
Defina datas
Com as informações de estoque em mãos, converse com fornecedores confiáveis para negociar quantidades, preços e condições de pagamento. Até porque deixar tudo arrumado na última hora dá espaço para preços mais altos e prazos mais curtos.
Determine volumes
Estabelecer quantidades mínimas e máximas para cada produto é importante para manter seu controle de estoque equilibrado por mais tempo. Para fazer isso, você precisa especificar a velocidade de giro (giro de estoque), o preço de compra das mercadorias, a capacidade de armazenamento, a disponibilidade de fornecedores e o tempo entre o recebimento de mercadorias e a distribuição ao cliente final.
Estipule regras e padrões
O espaço onde guarda-se as mercadorias deve estar arrumado e limpo. O local de cada mercadoria deve ser determinado conforme os requisitos de armazenamento como temperatura, umidade, circulação de ar, etc.
Assim, estipular regras como tempo para movimentar mercadorias, etapas necessárias antes e após as mercadorias chegarem ou saírem é importante.
Planeje o fluxo de entrada e saída
Escreva a entrada e saída de cada item passo a passo. Quanto mais claro você e todos os outros colaboradores forem sobre suas ações, menor será o risco de erro e mais rápido você poderá resolver os problemas.
Estabeleça responsabilidades
Estabeleça os principais processos para o seu estoque, quem será o responsável por cada processo e como acompanhar. Também há métricas a serem seguidas, como giros de estoque, devoluções e tempos de reabastecimento.
Mantenha operação e controle constantes
Após ter seus controles organizados, é hora de colocar seus processos em execução. Com ele, você verá ganhos de produtividade e economia de recursos em pouco tempo.
Como a MarketUP pode facilitar o controle de estoque da sua empresa
Com a plataforma de gestão MarketUP, você tem um controle de estoque inteligente e gratuito.
Esse recurso proporciona praticidade para você, empresário, saber exatamente quais produtos têm maior desempenho em seu negócio, quais são os bens não comercializáveis, entre outros.
Mantenha o controle do seu estoque online e realize essa tarefa de forma dinâmica, segura e completa.
Para os empreendedores que vendem produtos de sua própria produção, registrar suas posições de insumos/matérias-primas pode ser uma tarefa fácil com o inventário de estoque da MarketUP.
- Controle em tempo real de materiais que estão fora de estoque;
- Organize melhor os requisitos da sua organização;
- Saber a quantidade de material necessária para evitar danos;
- Obtenha um cálculo preciso da produção de cada produto.
Ganhe agilidade ao consultar os produtos em estoque em suas instalações. Além disso, com esse recurso do MarketUP, é possível acompanhar gratuitamente informações sobre mercadorias mantidas em estoque, como estoque mínimo, valor total e valor unitário.
Se sua instalação estiver trabalhando com vários produtos e você precisar controlar vários locais de armazenamento, esse recurso é perfeito para você.
Obtenha informações de todos os locais de entrega e acompanhe o tráfego de produtos em uma plataforma, totalmente gratuita e baseada na web, aumentando a eficiência do seu negócio.
Conclusão
Nesse texto, você entendeu o que é controle de estoque, as vantagens de um estoque bem controlado e um passo a passo de como fazê-lo. Ademais, mostramos como tornar o controle de estoque mais eficiente e o papel da MarketUP nesse processo.
O uso do software de controle de estoque ajudará a automatizar tarefas, evitar os erros humanos mais comuns e acelerar o processo de monitoramento. Para mais, os custos de mão-de-obra desnecessários podem ser bastante reduzidos.
Se você quiser saber mais sobre controle de estoque, confira estes outros artigos:
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- 5 dicas para ter um controle mais eficiente do seu estoque
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