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Guia completo de nota fiscal: o que é e como emitir

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Guia completo de nota fiscal: o que é e como emitir

Guia completo de nota fiscal: o que é e como emitir

Saiba tudo sobre a função da nota fiscal e qual a importância dela para sua empresa e clientes

 

Para quem ainda está dando os primeiros passos no empreendedorismo e abrindo a primeira empresa, algumas dúvidas são bastante comuns. Afinal, ninguém nasce sabendo sobre planilhas de vendas e gestão de estoque, certo? Mas outro assunto que também costuma causar confusão, tanto para empresas quanto para clientes, é a nota fiscal. Para que serve? Quantas existem? Como funciona? Como emitir? O que é uma NF-e?

Neste artigo, vamos ensinar tudo que você precisa saber para emitir nota fiscal.

 

 

AFINAL, O QUE É UMA NOTA FISCAL?

 

 

A nota fiscal é um documento que registra transferências de propriedade sobre um bem ou atividade comercial prestada por empresa. Além disso, ela serve também para o recolhimento de impostos, de forma que não utilizá-la pode ser considerado sonegação fiscal. As notas fiscais podem ser usadas tanto por empresas quanto por profissionais autônomos, os MEIs (microempreendedores individuais).

 

Além de garantir que sua empresa pague os tributos corretamente, as notas fiscais ajudam a manter seu negócio em dia. Em casos de defeito de um produto vendido, o consumidor pode usar a nota para exigir a substituição do mesmo. Ou seja, a nota fiscal ajuda sua empresa a garantir um bom relacionamento com clientes e até mesmo com fornecedores.

 

 

PRINCIPAIS TIPOS DE NOTA FISCAL PARA MEIS

 

 

Para MEIs, as regras e o processo de emissão de nota fiscal são diferentes da maioria das empresas. Os principais tipos de notas fiscais utilizados pelos MEIs são:

 

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

 

Uma das maneiras mais simples de MEIs emitirem nota fiscal é por meio da nota fiscal avulsa. Para isso, é necessário ir à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado e fazer a solicitação. Mas atenção: não são todos os estados que possuem esse tipo de nota fiscal.

 

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

 

É geralmente usada para a venda de produtos. Para a emissão dessa nota é necessário fazer o pedido de autorização AIDF na Secretaria da Fazenda do seu estado. A impressão pode ser feita numa gráfica, desde que as regras sejam seguidas.

 

Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)

 

Muito parecida com uma nota fiscal avulsa, a NFA-e pode ser emitida de maneira eletrônica e gratuita. Infelizmente, não são todos os estados que oferecem este tipo de serviço.

 

Nota Fiscal eletrônica (NFe)

 

MEIs não são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica, mas podem, se desejarem. Nesse caso, para solicitar a NF-e, é necessário cumprir os mesmos requisitos de uma empresa (veja a seguir).

 

 

POR QUE EXISTE A NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

 

 

A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi criada para modernizar e facilitar a fiscalização do governo e a emissão pelas empresas. Contudo, a iniciativa começou lá atrás, ainda em 2006, e vem sendo aplicada gradativamente, mas nem sempre é obrigatória. O uso da NF-e representa várias vantagens para as empresas, como menos uso de papel e gastos com armazenamento.

 

Atualmente, existem apenas quatro tipos diferentes de notas fiscais eletrônicas. O primeiro, e mais conhecido, é a NF-e, que é usada para operações de venda e prestação de serviço. Esta está relacionada à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Já a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) está relacionada à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço). Além dessas, a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é usada para substituir documentos exigidos para o transporte de carga. E, por último, a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) costuma ser usada no varejo.

 

 

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

 

Guia completo de nota fiscal: o que é e como emitir

 

Praticidade

 

Uma das principais vantagens da NF-e é a agilidade de comunicação entre a empresa emissora e a Receita Federal. Ao gerar uma nota fiscal eletrônica, as informações são repassadas automaticamente via internet para a Receita. É importante lembrar que todos os dados de uma operação com emissão de NF-e ficarão disponíveis para consulta na internet. Os dados são acessados através de uma chave de segurança emitida no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Trata-se de uma via impressa única com uma versão simplificada da Nota para o trânsito de mercadorias.

 

Redução de custos

 

A redução de custos de uma empresa emissora de notas eletrônicas pode chegar até 80%, se comparado ao papel. É o que indica um relatório da Billentis, empresa especializada em faturamento eletrônico. O relatório explica que o investimento necessário para o processamento das notas possui prazo médio de retorno de seis meses. Esse fator aponta para um caminho de inovação aliada com a redução de custos.

 

Atitude Sustentável

 

Por fim, vale salientar que a utilização de notas fiscais eletrônicas é também uma atitude sustentável. Com a redução da impressão de papel, sua empresa terá menos impactos negativos no meio ambiente. A longo prazo, essa atitude consciente pode se mostrar muito valiosa para a sociedade como um todo.

 

 

COMO COMEÇAR A EMITIR NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

 

 

Mesmo sua emissão não sendo obrigatória para todas as empresas, é comum que muitos empreendedores desejem emitir nota fiscal eletrônica. Mas essa transição pode ser um pouco confusa para quem já está acostumado a métodos mais antigos. Primeiro, é necessário definir qual tipo de nota sua empresa emite: de produto, de serviço ou do consumidor? É aconselhável consultar seu contador nesta etapa.

 

O próximo passo é adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Este certificado dará a você uma assinatura digital, que irá confirmar a autenticidade das notas emitidas pela sua empresa. Por fim, é necessário ainda fazer o cadastramento para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda.

 

Guia completo de nota fiscal: o que é e como emitir

 

QUAIS SÃO OS RISCOS DE VENDER UMA MERCADORIA SEM NOTA FISCAL?

 

 

Ainda é corriqueira, mas ilegal, a venda de produtos sem nota fiscal por diversos estabelecimentos no Brasil. Como sabe-se, em qualquer operação de compra e venda é dever do comerciante fazer a emissão correta da nota fiscal. O não cumprimento dessa obrigação pode implicar em diversos transtornos para o agente infrator. Isso porque é por meio da emissão da nota fiscal que o Fisco consegue averiguar as operações contábeis dos contribuintes.

 

Não emitir nota fiscal no processo de venda pode implicar em omissão de receitas. Essa é uma conduta que o agente infrator utiliza para falsificar a operação de compra e venda de mercadorias. Dessa forma, pode haver alterações de algumas vendas e caracterização da tentativa de sonegar ou suprimir o pagamento de tributos. Há também consequências dessa omissão no campo penal, que podem justificar dois a cinco anos de reclusão, além de multa.

 

O setor fazendário do governo é um dos órgãos mais capacitados, tanto pelo uso de agentes quanto por sua tecnologia. Destaca-se o uso de um software de cruzamento de dados fiscais, que gera o cálculo aproximado da quantia sonegada. O governo vem atualizando sua forma de fiscalização, diminuindo a quantidade de agentes envolvidos e a quantidade de documentos físicos. Por isso, há maior rapidez e efetividade nas apurações.

 

 

COMO FAZER O CANCELAMENTO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

 

 

Com a correria do dia a dia, é possível acontecer algum tipo de erro na hora do preenchimento da nota fiscal. Afinal, com a quantidade de números e códigos que devem ser atendidos, o erro é suscetível. Alguns dos erros mais comuns incluem cálculos fiscais incorretos, digitação incorreta de CNPJ e até desistência do comprador.

 

Independente da causa, é necessário saber se é possível cancelar dentro das condições permitidas. O cancelamento só é possível, sem gerar nenhum custo extra a empresa, se for efetuado no prazo de 24 horas após a autorização da compra. Existem ainda duas particularidades que devem ser observadas antes da solicitação de cancelamento:

 

  • O documento precisa ter sido autorizado pelo Fisco, conforme o protocolo de praxe e a autorização de uso;
  • O destinatário não pode ter passado pela ciência da emissão, aquele passo necessário de download do arquivo da NFe.

 

Após as 24 horas, você poderá fazer o cancelamento, mas agora sua empresa terá que arcar com uma multa. Essa regra vale para todo o país. O que varia de um estado para outro são as penalidades aplicadas. Em geral, o valor da multa equivale a 1,5% sobre o valor total da nota cancelada. Em São Paulo, por exemplo, os pedidos de cancelamento de comprovante fiscal são recebidos pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) no limite de 48 horas após a autorização e com a aplicação da devida multa obrigatória. Em outros estados, o pedido não é permitido após o vencimento do tempo de 24 horas.

 

Mas, se o cancelamento é solicitado depois de alguns dias e o produto já estiver com o consumidor, é preciso solicitar a anulação do comprovante fiscal. Desta forma, o Fisco fica ciente que a mercadoria voltará para a empresa e que será emitido um novo documento de devolução, comprovando que o destinatário devolverá o produto, anulando a nota lançada pela a empresa. Mas se ainda tiver dúvidas de como fazer este procedimento, você pode consultar o seu contador de confiança.

 

 

COMO ESCOLHER O MELHOR EMISSOR DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA PARA SUA EMPRESA

 

 

Utilize um sistema totalmente automatizado

 

Não há nada pior do que realizar cada tarefa do seu negócio de maneira manual. Escolha um emissor de nota fiscal que irá garantir que você não precise ficar digitando ou conferindo nota por nota. Tudo deve ser automatizado e, de preferência, integrado aos demais setores da empresa.

 

Verifique se o sistema é adequado para a sua região

 

No Brasil, cada estado tem as suas pequenas diferenças quanto à legislação. O valor dos tributos e até mesmo a aplicação de alguns impostos é diferente. Verifique se o emissor de nota fiscal eletrônica que você escolheu consegue se comunicar automaticamente com o sistema da Sefaz.

 

Procure um emissor de nota fiscal que trabalhe bem com o sistema público

 

Um emissor de nota fiscal eletrônica precisa fazer a conexão com o sistema da Sefaz para o lançamento de documentos. Alguns sistemas são capazes até de automatizar o processo de reenvio das notas que não foram “autenticadas”.

 

Conte com uma ferramenta que ofereça um suporte adequado

 

Contar com uma ferramenta para emissão de nota fiscal eletrônica que ofereça um suporte especializado é muito importante. Principalmente naqueles casos em que normalmente sua empresa teria que paralisar as atividades por conta de um problema.

 

Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica gratuito

 

Hoje, você possui a opção de escolher um sistema Emissor de Nota Fiscal Eletrônica gratuito. A MarketUP tem conexão com a Sefaz, emite diversos tipos de notas e realiza o controle de caixa e estoque. Além disso, ela ainda oferece gráficos para dar uma melhor visão do rendimento de seu negócio.

 

POR: Luis Carvalho

 

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