Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

Para quem ainda está dando os primeiros passos no empreendedorismo e abrindo a primeira empresa, algumas dúvidas são bastante comuns. Afinal, ninguém nasce sabendo sobre planilhas de vendas e gestão de estoque, certo? Mas outro assunto que também costuma causar confusão, tanto para empresas quanto para clientes, é a nota fiscal eletrônica. Para que serve? Quantas existem? Como funciona? Como emitir? O que é uma NF-e?

Neste artigo, vamos ensinar tudo que você precisa saber para emitir nota fiscal.

AFINAL, O QUE É UMA NOTA FISCAL?

A nota fiscal é um documento que registra transferências de propriedade sobre um bem ou atividade comercial prestada por uma empresa. Além disso, ela serve também para o recolhimento de impostos, de forma que não utilizá-la pode ser considerado sonegação fiscal. As notas fiscais podem ser usadas tanto por empresas quanto por profissionais autônomos, os MEIs (microempreendedores individuais).

Além de garantir que sua empresa pague os tributos corretamente, as notas fiscais ajudam a manter seu negócio em dia. Em casos de defeito de um produto vendido, o consumidor pode usar a nota para exigir a substituição do mesmo. Ou seja, a nota fiscal ajuda sua companhia a garantir um bom relacionamento com clientes e até mesmo com fornecedores.

PRINCIPAIS TIPOS DE NOTA FISCAL PARA MEIS

Para MEIs, as regras e o processo de emissão de nota fiscal são diferentes da maioria das empresas. Os principais tipos de notas fiscais utilizadas pelos MEIs são:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Uma das maneiras mais simples dos MEIs emitirem nota fiscal é por meio da nota fiscal avulsa. Para isso, é necessário ir à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado e fazer a solicitação. Mas atenção! Não são todos os estados que possuem esse tipo de NF.

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

É geralmente usada para a venda de produtos. Para a emissão dessa nota é necessário fazer o pedido de autorização AIDF na Secretaria da Fazenda do seu estado. A impressão pode ser feita em uma gráfica, desde que as regras sejam seguidas.

Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)

Muito parecida com uma nota fiscal avulsa, a NFA-e pode ser emitida de maneira eletrônica e gratuita. Infelizmente, não são todos os estados que oferecem este tipo de serviço.

Nota Fiscal eletrônica (NFe)

MEIs não são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica, mas podem, se desejarem. Nesse caso, para solicitar a NF-e, é necessário cumprir os mesmos requisitos de uma empresa (veja a seguir).

COMO COMEÇAR A EMITIR NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

Mesmo sua emissão não sendo obrigatória para todas as empresas, é comum que muitos empreendedores tenham interesse em emitir nota fiscal eletrônica. Mas essa transição pode ser um pouco confusa para quem já está acostumado a métodos mais antigos. Primeiro, é necessário definir qual tipo de nota sua empresa emite: de produto, de serviço ou do consumidor? É aconselhável consultar seu contador nesta etapa.

O próximo passo é adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Este certificado dará a você uma assinatura digital, que irá confirmar a autenticidade das notas emitidas pela sua empresa. Por fim, é necessário ainda fazer o cadastramento para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda.

QUAIS SÃO OS RISCOS DE VENDER UMA MERCADORIA SEM NOTA FISCAL?

É ilegal a venda de mercadorias sem nota fiscal por diversos estabelecimentos no Brasil. Como sabe-se, em qualquer operação de compra e venda é dever do comerciante fazer a emissão correta da nota fiscal. O não cumprimento dessa obrigação pode implicar em diversos transtornos para o agente infrator. Isso porque é por meio da emissão da nota fiscal que o Fisco consegue averiguar as operações contábeis dos contribuintes.

Não emitir nota fiscal no processo de venda pode implicar em omissão de receitas. Essa é uma conduta que o agente infrator utiliza para falsificar a operação de compra e venda de produtos. Dessa forma, pode haver alterações de algumas vendas e caracterização da tentativa de sonegar ou suprimir o pagamento de tributos. Há também consequências dessa omissão no campo penal, que podem justificar dois a cinco anos de reclusão, além de multa.

O setor fazendário do governo é um dos órgãos mais capacitados, tanto pelo uso de agentes quanto por sua tecnologia. Destaca-se o uso de um software de cruzamento de dados fiscais, que gera o cálculo aproximado da quantia sonegada. O governo vem atualizando sua forma de fiscalização, diminuindo a quantidade de agentes envolvidos e a quantidade de documentos físicos. Por isso, há maior rapidez e efetividade nas apurações.

5 DICAS PARA ESCOLHER UM BOM EMISSOR DE NOTA FISCAL 

#1 -Utilize um sistema totalmente automatizado

Não há nada pior do que realizar cada tarefa do seu negócio de maneira manual. Escolha um sistema integrado de gestão empresarial,  que tenha um emissor de nota fiscal e que irá garantir que você não precise ficar digitando ou conferindo nota por nota. Tudo deve ser automatizado e, de preferência, integrado aos demais setores da empresa.

#2- Verifique se o sistema é adequado para a sua região

No Brasil, cada estado tem as suas pequenas diferenças quanto à legislação. O valor dos tributos e até mesmo a aplicação de alguns impostos é diferente. Verifique se o emissor de nota fiscal eletrônica que você escolheu consegue se comunicar automaticamente com o sistema da Sefaz.

#3-Conte com uma ferramenta que ofereça um suporte adequado

Contar com uma ferramenta para emissão de nota fiscal eletrônica que ofereça um suporte especializado é muito importante. Principalmente naqueles casos em que normalmente sua empresa teria que paralisar as atividades por conta de um problema.

#4-Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica gratuito

Hoje, você possui a opção de escolher um sistema Emissor de Nota Fiscal Eletrônica gratuito. A MarketUP tem conexão com a Sefaz, emite diversos tipos de notas e realiza o controle de caixa e o controle de estoque. Além disso, ela ainda oferece relatórios de vendas para dar uma melhor visão do rendimento de seu negócio.

Quer saber mais? Veja o vídeo a seguir: