Nota Fiscal: o que é e passo a passo para emitir 

Muitos empresários, principalmente os iniciantes, ainda têm dúvidas sobre como emitir notas fiscais e outras questões relacionadas a esse importante documento.

 

Pensando nisso, o Canal PME vai te explicar o que é a nota fiscal, para que serve e quais são os tipos. Além disso, mostraremos quais são as vantagens de emitir NF e um passo a passo para emitir sua nota fiscal corretamente. Confira! 

 

O que é a nota fiscal?

 

A Nota Fiscal é um dos documentos mais importantes para as empresas. Sua finalidade é registrar a compra e venda de produtos ou serviços e recolher os tributos decorrentes dessas operações comerciais como ISS e ICMS (para empresas não inscritas no Simples Nacional).

 

Quer ganhar tempo com um processo de emissão de NFs mais ágil e menos burocrático? Saiba mais. 

 

A maioria das empresas é obrigada a apresentar este documento para comprovar suas contas e pagar impostos. Existem algumas exceções a essa regra, como o MEI: essa categoria só é exigida para cobrança quando se faz negócios com outras pessoas jurídicas (por exemplo, empresas, ONGs, poder público) ou a pedido de consumidores.

 

A não emissão de NF quando necessário pode ter consequências negativas, como problemas com o fisco e, nos piores casos, responsabilidade por sonegação de impostos.

 

Quais são os tipos de NF?

 

Existem 5 tipos principais de faturas eletrônicas, cada uma das quais é usada para substituir documentos específicos. Confira!

 

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

 

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital mais popular e destina-se a empresas comerciais. São utilizados para operações de vendas relacionadas à cobrança de ICMS (imposto sobre mercadorias e serviços).

 

Portanto, deve ser emitida em qualquer venda de produto que exija o pagamento de ICMS.

 

A verificação da NF-e é assegurada por assinatura digital (emissão de documentos) e autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do país em que a empresa está registrada.

 

2. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

 

A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), como o nome sugere, é uma nota fiscal digital que registra a prestação de serviços.

 

Ele foi criado para substituir a declaração de manuseio de documentos (comentário em bloco) exigida pelos municípios em relação ao recolhimento do Imposto sobre Serviços (ISS).

 

Na maioria das cidades, as faturas eletrônicas de serviços são faturadas automaticamente usando um software de faturamento integrado ao sistema da cidade.

 

O recibo serve como documento fiscal temporário e também é utilizado por empresas com grandes volumes de transações e restrições de conexão – neste caso, enviam pacotes RPS periódicos para conversão para NFS-e.

 

3. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

 

Um conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma fatura que registra um negócio de frete rodoviário.

 

Elimina a necessidade de duplicatas de faturas e reduz muito a possibilidade de discrepâncias entre os lançamentos na fatura e o produto efetivamente embarcado em cada veículo.

 

Sua validade é garantida pela assinatura digital do vendedor e pela licença fornecida pela Sefaz.

 

4. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

 

As Notas Fiscais Eletrônicas ao Consumidor (NFC-e) são utilizadas no varejo para registrar as vendas diretas ao consumidor final.

 

Ele foi criado para substituir os recibos e faturas fiscais da Classe 2 e fornecer uma alternativa totalmente eletrônica aos documentos fiscais em papel atualmente usados no varejo.

 

Sua principal função é comprovar o que o consumidor comprou (produto ou serviço) e confirmar o verdadeiro custo da transação.

 

5. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

 

A Nota Fiscal Única Eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido separadamente por empresas que não precisam emitir NF-e e vendem com menos frequência. 

 

Por isso, é chamada de “nota MEI”, pois os microempreendedores individuais são o maior grupo e não precisam emitir nota fiscal eletrônica comum.

 

A NFA-e pode ser emitida no site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) e se parece com uma fatura tradicional.

 

Vantagens de emitir nota fiscal 

 

Existem vários benefícios na implementação da fatura eletrônica, que são benéficos para empresas, governos e sociedade. Separamos os principais abaixo. Veja!

 

Redução de gastos

 

Com documentos digitais, você pode economizar em papel e suprimentos de impressora. Além disso, você economiza espaço de armazenamento e tempo da equipe organizando arquivos físicos.

 

Tenha em mente que, pela legislação vigente, os documentos fiscais devem ser guardados por pelo menos 5 anos a partir do fato gerador – portanto, ter tudo digital é uma vantagem.

 

Ganho de produtividade

 

A NF também ajuda a aumentar a produtividade dos funcionários e agilizar os processos de negócios. Afinal, é muito mais rápido emitir documentos com seu software de faturamento.

 

Além disso, os funcionários não precisam preencher todas as faturas do zero, pois o próprio software lembra os detalhes dos clientes que retornam e possui funções de preenchimento automático.

 

Por conta do pré-cadastro de clientes, produtos e serviços, as empresas agilizam a emissão de documentos fiscais e economizam tempo nas tarefas mais importantes da empresa.

 

nota fiscal – o que é e passo a passo para emitir

Melhor controle fiscal e financeiro

 

Uma simples busca no sistema é suficiente para verificar os impostos arrecadados, valor da transação, produtos e serviços vendidos e outros dados, que ficam disponíveis online e disponíveis a qualquer hora, em qualquer lugar.

 

A NF também elimina erros contábeis, pois a tendência é eliminar erros de digitação.

 

Além disso, os próprios documentos digitais são mais fáceis de controlar, tornando mais fácil organizar, armazenar, pesquisar e gerenciar.

 

Aumento da confiança 

 

A confiança é a pedra angular dos relacionamentos entre empresas e consumidores, e as faturas contribuem para a transparência nas transações.

 

Além de facilitar o trabalho do fisco e reduzir a evasão fiscal, esses documentos fiscais também estão disponíveis para fiscalização e aumentam a credibilidade das empresas.

 

Incentivo a novas tecnologias

 

A NF incentiva o empreendedorismo digital e a introdução de novas tecnologias no mercado.

 

Cada vez mais empreendedores entendem a necessidade de se adaptar à transformação digital, e isso fica mais claro à medida que os próprios governos se modernizam.

 

O que é preciso para emitir Nota Fiscal

 

Agora que você tem as principais informações sobre a nota fiscal, vamos explicar o que é necessário para começar a emitir esse documento que é muito importante para sua empresa. Confira!

 

Certificado Digital

 

Um certificado digital é um documento eletrônico que serve como identidade virtual para pessoas físicas (CPF) e pessoas jurídicas (CNPJ). Somente com este documento é possível garantir a segurança e autenticidade das transações realizadas pela Internet.

 

Computador e acesso a internet

 

Ter um dispositivo para acessar o programa de emissão de nota fiscal também é outro item essencial. Normalmente, ele pode ser acessado através de um desktop, tablet ou celular.

 

Além disso, o acesso à internet também é necessário, pois quando o emissor gera o boleto, a informação é automaticamente comunicada à SEFAZ, que registra o arquivo.

 

Programa emissor

 

Apesar de parecer simples, ainda é preciso atenção na hora de escolher o esquema de distribuição da NF. Uma das sugestões é escolher um emissor de nota fiscal que possa se integrar com todas as áreas do seu negócio. Dessa forma, você economiza tempo e facilita sua gestão.

 

Passo a passo para emitir Nota Fiscal

 

Agora que você sabe tudo sobre faturamento, tudo o que você precisa fazer é aprender a documentar o seu negócio. Confira nosso passo a passo completo para micro e pequenos empreendedores.

 

1. Descubra qual tipo de nota sua empresa emite

 

O primeiro passo é determinar quais notas sua empresa deve emitir com base nas atividades realizadas. Verifique se ela se enquadra em:

 

• Produto: para bens e mercadorias
• Serviço: para prestação de serviços
• Consumidor: no caso de venda direta sem identificação do comprador, como no varejo.

 

2. Adquira um certificado digital

 

Para que sua fatura eletrônica seja legalmente válida, você precisa de um certificado digital.

 

Funciona como uma assinatura digital para empresas, permitindo transações online com autenticidade garantida.

 

Você deve adquirir de um orgão certificador brasileiro credenciado em Infraestrutura de Chave Pública (ICP), como Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e a Receita Federal do Brasil.

 

No site da ICP-Brasil você encontra uma lista completa e atualizada das empresas autorizadas a comercializar certificados digitais.

 

3. Faça seu cadastro fiscal junto ao governo

 

Para começar a faturar, você precisa estar registrado no governo e autorizado pelo órgão responsável.

 

Se você tem uma empresa comercial, você deve estar registrado na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado para emitir as notas fiscais.

 

Se você tem uma empresa de serviços, deve se cadastrar na prefeitura para emitir a NFS-e.

 

4. Escolha o software emissor de nota fiscal 

 

Autorizado pela autoridade competente, o próximo passo é selecionar o software de faturamento eletrônico. Para NF-e e NFS-e, você tem duas opções:

 

• O emissor gratuito oficial da Sefaz (NF-e) ou da Prefeitura (NFS-e);
• Emissor próprio integrado ao sistema do governo.

Que tal emitir as notas fiscais eletrônicas do seu estabelecimento de forma totalmente gratuita? Conheça a MarketUP. 

 

5. Comece a emitir suas notas fiscais

 

Lembre-se de verificar se todos os seus dados estão corretos no primeiro contato com o sistema, tais como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades.

 

Emitindo Nota Fiscal com a MarketUP

 

Com o emissor de notas gratuito MarketUP você consegue emitir NF-e, NFS-e, NFC-e e SAT sem pagar nada a mais por isso. Ademais, as notas fiscais como: NF-e, NFC-e e o SAT estão disponíveis para todos os estados brasileiros e o emissor faz integração com meios de pagamento.

 

Além disso, como mencionamos anteriormente, para emitir nota fiscal é preciso utilizar certificado digital. Hoje no mercado existe o A1 e o A3. Caso você ainda não o tenha emitido, a MartketUP conta com uma parceria para facilitar esse processo para você e conta com condições especiais de pagamento para usuários da plataforma. 

 

O emissor fiscal MarketUP é compatível com todos os formatos de certificado e possui conexão direta com a Secretaria da Fazenda para seus documentos fiscais com muito mais tranquilidade e segurança.

 

E ainda, para os empreendedores de São Paulo que precisam da integração com o aparelho SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) o MarketUP faz a integração.

 

O SAT substitui os equipamentos ECF e também gera e autentica os CF-e-SAT – Cupons Fiscais Eletrônicos, e os repassa, via internet, periodicamente para a Secretaria da Fazenda. 

 

Além disso, as NFs ficam salvas em um banco de dados durante 30 dias e podem ser exportadas de maneira personalizada para fechamento do mês, assim facilitando a sua gestão financeira.  

 

Por fim, o sistema MarketUP opera em fmodo offline para que em caso de problemas com a internet, a pessoa consiga emitir seus documentos fiscais em contingência, onde os documentos fiscais são registrados e depois autorizados automaticamente com a Secretaria da Fazenda. Assim, evita que o empreendedor tenha problemas com suas vendas e fique sem emitir suas notas.

 

Conclusão

 

As faturas são uma ferramenta comum para as empresas no dia a dia. Toda empresa que deseja operar legalmente e não tem problemas com a Receita Federal precisa usar este documento para registrar suas transações comerciais e impostos.

 

A tecnologia trouxe muitas vantagens para as empresas, automatizando diversos processos e otimizando as operações. A mesma facilidade, economia e agilidade podem ser utilizadas em sua contabilidade.

 

Se você quiser saber mais sobre notas fiscais eletrônicas e gestão financeira, confira estes outros artigos:

 

• Conheça a nota fiscal conjugada, NF-e que integra produtos e serviços
• Nota fiscal do consumidor eletrônica: saiba como emitir com facilidade
• Como emitir uma nota fiscal eletrônica?
• Emissão de nota fiscal: o que é e como a nota fiscal é importante para sua empresa

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