Nota fiscal: por que emitir e como escolher o melhor emissor de NF-e

Se você tem um negócio próprio ou está pensando em empreender e criar um novo empreendimento, sabe da importância da emissão de nota fiscal (NF). O documento comprova e regulariza todas as transações de venda de produtos e prestação de serviços feitos pela sua empresa, é essencial para que a declaração dos impostos sobre as operações realizadas seja feita corretamente e garante o bom funcionamento do seu negócio. Além disso, as NFs são uma ferramenta interna bastante útil e eficaz, pois otimizam os controles de entrada e saída da própria companhia. 

O objetivo da nota fiscal é registrar o processo de comercialização, descrevendo todos os principais dados da transação tanto para você, empresário, quanto para o seu cliente. Dentre essas informações estão tipo de produto ou serviço, impostos e valores. Há diversos tipos e modelos de NFs, cada uma delas atendendo às particularidades e necessidades das empresas — compra e venda de produtos, serviços prestados, produtos industrializados, importados ou exportados são algumas delas.

Mais do que uma importante ferramenta de controle e regularização, a nota fiscal também é uma obrigação legal. Quer saber mais sobre as NFs? Continue a leitura e conheça mais sobre o documento, sua relevância e a melhor forma de fazer a sua emissão.

Quem precisa emitir nota fiscal

Em tese, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e/ou serviços deve emitir notas fiscais. A não emissão desses documentos pode ser considerada sonegação fiscal, trazendo inúmeras consequências para o empreendimento. A determinação está na Lei nº 8.846/94 — contudo, há exceções à regra.

A emissão de NFs é obrigatória para empresas que contribuem com imposto sobre a circulação de mercadorias e serviços (ICMS) ou imposto sobre produtos industrializados (IPI). Já os microempreendedores individuais (MEIs) só são legalmente obrigados a emitir o documento fiscal caso vendas produtos ou prestem serviços para uma pessoa jurídica.

Por que emitir o documento

Para muitas empresas, a emissão de notas fiscais garante que elas mantenham a legalidade de suas operações comerciais e regularizem suas contribuições tributárias. Mas essa não é a única importância das NFs: a prática é uma excelente instrumento para que o negócio acompanhe e controle todas as entradas e saídas de produtos, sua receita e o pagamento dos impostos devidos. Além disso, emitir o documento e fornecê-lo aos clientes garante que eles possam realizar trocas ou devoluções de mercadorias, caso necessário.

O que é a nota fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica surgiu em 2006 com o objetivo de facilitar e modernizar o processo de emissão do documento, eliminando o trabalho manual e minimizando erros. Além de muito mais prática, as NF-es são de muito mais fácil consulta e organização, pois podem ser armazenadas de forma eletrônica. 

São quatro os diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas:

• a própria NF-e, utilizada para operações de venda de produtos e prestação de serviço sobre os quais incide ICMS;
• a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), utilizada para operações em que incide imposto sobre serviço (ISS). 
• a nota de conhecimento de transporte eletrônico (CT-e), usada para substituir documentos exigidos para o transporte de carga;
• a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), comumente utilizada pelo varejo.

Como emitir o documento fiscal eletrônico

Já falamos sobre a importância da nota fiscal, sobre a sua obrigatoriedade e da sua versão eletrônica. Mas como fazer para emiti-la? Antes de mais nada, é necessário saber qual o tipo de NF-e que a sua empresa deve emitir — de produto, serviço, para o consumidor ou todas elas. Com essa informação em mãos, o empresário deve adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. O documento fornece uma assinatura digital que confirma a autenticidade das NFs emitidas pelo seu estabelecimento. A empresa também precisa se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) para emitir notas fiscais.

Finalizadas as burocracias, resta encontrar o melhor emissor de NF-es para o seu negócio. Confira a seguir cinco dicas para fazer essa escolha:

Utilize um sistema totalmente automatizado

Não há nada pior do que realizar todas as tarefas do seu negócio manualmente. Escolha um emissor de NF-e que garantirá que você não precise digitar ou conferir nota por nota. Tudo deve ser automatizado e, de preferência, integrado aos demais setores da empresa.

Verifique se o sistema é adequado para a sua região

No Brasil, cada estado tem as suas particularidades quanto a legislação. O valor dos tributos e até mesmo a aplicação de alguns impostos é diferente. Verifique se o emissor de nota fiscal eletrônica que você escolheu consegue se comunicar automaticamente com o sistema da Sefaz.

Procure um emissor de nota fiscal que trabalhe bem com o sistema público

Um emissor de NF-e precisa fazer a conexão com o sistema da Sefaz para o lançamento de documentos. Algumas plataformas são capazes até mesmo de automatizar o processo de reenvio das notas que não foram “autenticadas”.

Conte com uma ferramenta que ofereça um suporte adequado

Contar com uma ferramenta para emissão de nota fiscal eletrônica que ofereça um suporte especializado é muito importante. Principalmente naqueles casos em que normalmente sua empresa teria que paralisar as atividades por conta de um problema.

Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica gratuito

Hoje, você possui a opção de escolher um sistema emissor de NF-e gratuito. O ERP MarketUP tem conexão com a Sefaz, emite diversos tipos de notas e realiza o controle de caixa e estoque. Além disso, ela ainda oferece gráficos para dar uma melhor visão do rendimento de seu negócio.

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Redação MarketUP