Conciliação bancária: o que é e como fazer passo a passo

Se você acompanha nossos conteúdos, sabe que falamos com frequência aqui sobre a importância de ter um bom controle financeiro. Afinal, toda empresa depende (e muito) de uma gestão financeira eficiente para ter sucesso e não encontrar seu fim prematuro. E uma das ferramentas mais eficazes para conseguir manter um bom controle financeiro em seu negócio é a conciliação bancária.

 

Porém, o termo, apesar de ter o potencial de fazer toda a diferença em uma empresa, ainda provoca muitas dúvidas. Afinal, o que significa exatamente fazer uma conciliação bancária? Como isso pode ser útil para a gestão financeira da sua empresa? E, por fim, como fazer essa conciliação de maneira correta, sem prejudicar outros setores igualmente essenciais para o seu negócio?

 

Com a intenção de auxiliar você, pequeno empreendedor, a fazer o melhor controle financeiro possível, produzimos este conteúdo. Nele, você encontrará tudo que precisa saber sobre conciliação financeira. Então, é só continuar a leitura. 

O QUE É CONCILIAÇÃO BANCÁRIA?

Uma breve explicação: conciliação bancária é uma ferramenta que permite comparar os dados financeiros da empresa com seu extrato bancário. Em outras palavras, a conciliação permite comparar entradas e saídas registradas em seu caixa com as informações fornecidas pelo banco. Esse processo tem como objetivo saber se as informações internas e externas batem ou se apresentem diferenças.

 

E, apesar de num primeiro momento não parecer, a conciliação bancária é essencial para um controle financeiro mais eficiente. Isso porque ela permite saber se todos os valores foram recebidos corretamente, o que influencia no caixa na empresa. Sem esse controle, a gestão financeira de seu negócio fica muito mais sensível a erros graves de contabilidade. A longo prazo, esses erros podem fechar a empresa.

 

As empresas que recebem por meio de boletos, cartão de crédito ou débito, em especial, precisam ficar atentas aos recebimentos. A conciliação bancária permite ao gestor saber se os valores recebidos batem com os valores esperados no mês. Com essa informação em mãos, é possível planejar com mais cuidados os próximos passos a serem dados pela empresa. Assim, as chances de falência são menores.

POR QUE FAZER CONCILIAÇÃO BANCÁRIA?

Mesmo após a explicação sobre o que é conciliação bancária e qual sua função, é comum ainda ter dúvidas. E uma das dúvidas mais frequentes costuma ser: “por que eu deveria perder tempo para fazer a minha conciliação bancária?”.

 

De fato, dedicar-se a fazer esse controle pode não parecer essencial em um primeiro momento, mas pode fazer grande diferença. Isso pois a conciliação pode ajudar a detectar pequenos problemas no caixa que, a longo prazo, poderiam prejudicar seu negócio.

 

E você, como bom gestor, você com certeza não quer que isso aconteça.

 

Veja outros motivos para você fazer sua conciliação bancárias:

 

Para saber reconhecer erros internos

 

Toda empresa está suscetível à ocorrência de erros internos que podem prejudicar o caixa mensal e causar um prejuízo enorme. Mas nem sempre esse erros são tão facilmente detectados pelos gestores, que geralmente se ocupam de inúmeras tarefas essenciais.

 

Mas a conciliação bancária permite acompanhar de perto as finanças e identificar quando as coisas não estão indo tão bem. Por exemplo, quando um setor não está faturando tanto quanto deveria, o que influencia o resultado final do caixa.

 

A partir daí, o gestor pode tomar as medidas cabíveis que sejam capazes de sanar quaisquer problemas que estejam ocorrendo. Dessa forma, identificar e corrigir problemas internos da empresa fica muito mais fácil, diminuindo qualquer prejuízo.

 

Para tomar decisões com consciência

 

Faz parte da rotina dos gestores tomar decisões que impactam diretamente no futuro e bem estar da empresa, principalmente financeiramente. Mas como fazer isso sem ter acesso a informações que podem influenciá-las diretamente?

 

A conciliação financeira permite que o gestor conheça o caixa da empresa para que ele possa decidir com mais segurança. Assim, a possibilidade dele cometer erros ao tomar decisões cruciais fica muito mais remota e podem beneficiar mais a empresa.

 

Imagine, por exemplo, que um gestor decida comprar mais equipamentos para sua empresa sem saber se possui o dinheiro necessário. Como consequência, ele poderia levar a empresa a adquirir uma dívida que prejudicaria o caixa gravemente.

 

Para detectar qualquer fraude financeira

 

Fraudes financeiras, infelizmente, ainda são muito comuns. E nem sempre é fácil detectar rapidamente quando elas acontecem. Com o tempo, uma fraude financeira pode causar um prejuízo irreparável para uma empresa e até forçá-la a fechar.

 

Porém, quando um gestor se dedica a fazer a conciliação financeira de sua empresa, detectar possíveis fraudes fica mais simples. Isso porque ele tem em mãos as informações financeiras detalhadas do negócio e suas irregularidades.

 

Portanto, caso haja qualquer tipo de movimentação suspeita no caixa de sua empresa, ele poderá saber com muito mais rapidez. A partir daí, é possível rastrear a fraude até sua provável origem e resolvê-la antes que ela cause mais danos.

 

COMO FAZER SUA CONCILIAÇÃO BANCÁRIA?

 

Agora que você sabe o que é conciliação financeira, para que serve e quais suas vantagens, resta descobrir como fazê-la. Ao contrário do que muitos gestores pensam, fazer conciliação financeira de seus negócios não é nenhum bicho de sete cabeças. A seguir, explicaremos passo a passo como fazer a sua:

 

Acompanhe as movimentações internas

 

O primeiro e mais importante passo para fazer uma conciliação bancária eficiente é registrar todas as movimentações do seu caixa. Faça questão de anotar todas as entradas e saídas de valores diariamente, não importando o valor, grande ou pequeno. Torne essa tarefa um hábito em sua rotina até que ela pareça tão natural quanto qualquer outra. Faça isso durante um mês, todos os dias, sem exceção.

 

Verifique o saldo de seu extrato bancário

 

Concluído mais um mês de trabalho, e depois de anotar todas as movimentações do seu caixa, pegue seu extrato bancário. Peça a seu banco que forneça a você todas as informações sobre entradas e saídas de valores durante esse mês. Pegue como referência os saldos inicial e final mensais para que você possa batê-los com os registros internos da empresa.

 

Compare todas as informações entre si

 

Com o registro interno da empresa e o saldo do extrato bancário em mãos, compare os resultados obtidos pelos dois. Analise tudo minuciosamente: todas os valores que entraram, todos que saíram e etc. Compare o saldo final calculado por você com o saldo final real. Caso haja discrepâncias, investigue o que pode tê-la causado. Caso haja erros de registro, garanta que eles sejam corrigidos e fiquem corretos.

 

Utilize um sistema de gestão empresarial

 

Fazer todo esse trabalho de comparação mês após mês pode ser cansativo e tomar um tempo precioso do gestor. Por isso é essencial contar com um sistema de gestão empresarial em seu negócio. Entre outras finalidades, esse sistema ajudará você a fazer a conciliação bancária do seu negócio com mais rapidez e praticidade. Assim como faz o sistema gratuito da MarketUP a todos os seus usuários com segurança.

Por: Luis Carvalho