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Por que e como fazer controle de estoque?

Apesar de ser uma parte essencial de qualquer pequena empresa, o estoque, muitas vezes, não recebe a atenção que merece. Isso porque muitos empreendedores ainda desconhecem os benefícios de adotar uma boa gestão de estoque em seus negócios. No entanto, além de possibilitar uma organização mais eficiente, um bom controle de estoque pode aumentar os lucros e evitar prejuízos, assim como, ser uma ferramenta eficiente na tomada de decisão.

Apesar de parecer uma tarefa trabalhosa, fazer o controle diário dos produtos que entram e saem do estoque é essencial. Isso porque é esse monitoramento que dirá ao empreendedor quando é hora de comprar mais produtos, por exemplo. Mais do que isso, o controle do estoque permite saber quando a empresa está tendo sucesso. Com essa informação, é possível determinar quais investimentos podem e devem ser feitos para que o negócio cresça ainda mais.

Percebeu como é importante investir no controle de estoque da sua empresa? E, graças aos avanços que a tecnologia tem feito recentemente, não é preciso nem mesmo realizar esse controle manualmente. Um bom sistema de gestão para pequenas empresas, como a MarketUP, já oferece esse recurso – e totalmente grátis.

Neste artigo, vamos procurar tirar todas as dúvidas que você pode ter sobre controle de estoque, como:

- O que é e para que serve o controle de estoque?
- Quais são as vantagens do controle de estoque?
- Como começar a fazer seu controle de estoque?
- 5 dicas para melhorar seu controle de estoque
- 4 erros graves para evitar na gestão do estoque
- Por que usar o controle de estoque gratuito da MarketUP?

Vamos lá?

O QUE É E PARA QUE SERVE O CONTROLE DE ESTOQUE?

Em poucas palavras, controle de estoque é a gestão dos produtos que entram e saem de uma empresa. Ou seja, monitorar todos os recursos que fazem parte de um negócio e que permitem que ele funcione apropriadamente. Tudo que é comprado ou vendido deve passar por esse controle, sem exceções. Antes, era muito comum que esse controle fosse realizado manualmente, o que podia ser bem mais demorado. Mas, atualmente, a tecnologia já permite o uso de planilhas e até mesmo de um sistema de gestão completo.

O objetivo de monitorar tudo que entra e sai da empresa é simples: manter um controle rígido sobre seus recursos. Isso significa, ficar de olho em como o dinheiro é gasto e quanto disso retorna para compor o fluxo de caixa. Outra função importante do controle de estoque é evitar furtos que podem prejudicar a empresa. Dessa maneira, corre-se menos riscos e garante-se uma maior segurança dos produtos em estoque.

Porém, o controle de estoque tem a função, sobretudo, de informar ao empreendedor sobre como seu dinheiro deve ser gasto. É essa administração que permite saber quais produtos costumam sair com maior frequência e quais estão “encalhados”. É o que informa o momento de fazer compras para abastecer o estoque e garantir que sempre haja produtos disponíveis. Afinal, não fazer uma boa gestão do estoque, ou sequer fazê-lo, significa prejuízos e pode levar seu negócio ao fracasso.

É comum que muitas pequenas empresas ignorem a necessidade da gestão de seus estoques, mas é um erro grave. Isso porque é justamente o estoque que permite que um negócio vá para frente, fique estagnado ou deixe de existir. Portanto, uma boa gestão dos recursos da empresa logo no início pode ser um passo fundamental a caminho do sucesso. Dessa forma, você pode ter a certeza de que seu dinheiro está sendo bem investido e que terá os resultados positivos que almeja.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO CONTROLE DE ESTOQUE?

Mesmo sabendo a importância que o controle de estoque tem para seu negócio, você ainda pode ter dúvidas sobre implementá-lo. Isso é normal. Afinal, você quer ter certeza de que essa gestão irá trazer benefícios para sua empresa antes de investir nela, certo? Mas não se preocupe: adotar o controle de estoque tem várias vantagens, tanto a curto quanto a longo prazo.

Separamos, a seguir, cinco principais vantagens da gestão de estoque para não sobrar mais dúvida sobre implementá-la em sua empresa.

Planejar melhor promoções e ofertas

A relação de qualquer empresário com seus fornecedores deve ser a melhor e mais confiável possível. E, mesmo que não pareça em um primeiro momento, um controle de estoque adequado é essencial nessa relação. Isso porque, por meio de uma boa gestão dos recursos da empresa, a negociação pode ser muito mais eficiente. Saber exatamente do que se precisa e em qual quantidade pode ajudar muito para conseguir bons descontos, por exemplo. E dinheiro no bolso é sempre bem-vindo.

Planejar os pedidos para fornecedores

Assim como em qualquer setor de sua empresa, o estoque precisa de investimentos a fim de se manter eficiente. Mas como saber como e no que investir, sem uma boa gestão de estoque para auxiliar você nessa tarefa? Como empreendedor nenhum gosta de investir erroneamente, o melhor é ter todas as informações antes de abrir a carteira. Um controle de estoque pode indicar, por exemplo, quais produtos ocupam mais espaço e quais precisam ser estocados em um lugar refrigerado. Dessa maneira, seu dinheiro pode ser investido no que realmente importa.

Planejar melhor como investir no estoque

Assim como em qualquer setor de sua empresa, o estoque precisa de investimentos a fim de se manter eficiente. Mas como saber como e no que investir sem uma boa gestão de estoque para auxiliar você nessa tarefa? Como empreendedor nenhum gosta de investir erroneamente, o melhor é ter todas as informações antes de abrir a carteira. Um controle de estoque pode indicar, por exemplo, quais produtos ocupam mais espaço e quais precisam ser estocados em um lugar refrigerado. Dessa maneira, seu dinheiro pode ser melhor investido no que realmente importa.

Saber quais produtos vendem e quais não

Saber o que entra e o que sai de seu estoque indica quais produtos são mais vendidos e quais encalham. Como empreendedor algum gosta de perder dinheiro, essa é uma maneira de evitar desperdícios e gastos desnecessários. Assim, você pode começar a investir em determinados produtos que realmente darão retorno financeiro, principalmente, em sua frente de caixa. Portanto, seu planejamento mensal se torna muito mais eficaz e preciso.

Fazer uma estimativa das vendas do mês

Ao acompanhar mês a mês como funciona seu estoque, você pode começar a fazer estimativas mais certeiras. Por exemplo: se em determinado período você vendeu x unidades de tal produto, pode esperar um resultado parecido futuramente. A previsão de vendas é uma funcionalidade que vai ajudar nesse planejamento e, desta forma, você pode ter mais controle sobre seus recursos e alinhar melhor suas estratégias, para garantir mais vendas. Viu como um controle de estoque eficiente pode fazer maravilhas para sua empresa e ajudá-la a alcançar o sucesso desejado?

4 ERROS GRAVES PARA EVITAR NA GESTÃO DO ESTOQUE

Quer tenha acabado de abrir uma empresa, quer seja um empreendedor calejado no mercado, você deve saber que uma boa gestão de estoque é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, para quem trabalha com a compra e venda de produtos, manter um estoque organizado e sempre atualizado pode ser a diferença no controle financeiro, bem como entre o prejuízo e o lucro.

Mas, infelizmente, ainda é comum encontrar empreendedores que negligenciam a gestão do estoque. E, além disso, cometem erros que colocam o desempenho de seu comércio em risco. Então, para ajudar você, empreendedor, a garantir a melhor gestão de seu estoque e obter boas (e lucrativas) vendas, separamos quatro erros que devem ser evitados:

#1 – Ter produtos demais (ou de menos) no estoque

Sempre evite estes extremos. Ter itens demais no seu estoque pode ser um risco caso seu comércio trabalhe com produtos perecíveis, por exemplo. Nesse caso, ter mais mercadorias em estoque do que você vende em determinado período pode acabar em prejuízo. É necessário também ficar atento à sazonalidade de cada produto. Alguns podem ter uma saída melhor ou pior dependendo da época do ano, como o Natal. Ter poucos itens no estoque também deve ser evitado, já que sua falta pode fazer com que clientes em potencial recorram à concorrência para comprar o que desejam.

#2 – Demorar para atualizar ou não fazer inventário

Fazer o inventário e atualizar o seu estoque pode ser uma tarefa até mesmo maçante, mas jamais subestime a sua importância. Tomar algum tempo de seu dia para atualizá-lo pode mostrar-se muito benéfico, pois assim você terá um controle de vendas e saberá quais produtos estão saindo mais, bem como quais estão ficando “encalhados”. Com essa informação em mãos, é possível também direcionar melhor suas futuras compras. Assim, consegue minimizar o desagradável risco de perder dinheiro.

#3 – Investir demais em produtos que não vendem bem

Como já citado no item anterior, atualizar inventário é uma alternativa que pode ajudá-lo a economizar. Pois, através dele é possível identificar os produtos que não têm boa saída em sua loja. Neste caso, insistir nessas mercadorias pode ser um erro gravíssimo, já que você deixa de investir em um produto lucrativo para perder dinheiro (e espaço) em outro que ficará parado em seu estoque por tempo indeterminado.

#4 – Não utilizar um sistema de gestão de estoque

A tecnologia mudou tudo, então não existe razão para você deixar de fazer o melhor uso dela em seu negócio. Sua gestão de estoque pode ficar ainda mais dinâmica – inclusive, feita de qualquer lugar -, segura e completa com o ERP MarketUP (ERP é Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos da Empresa). Além de atender às necessidades do seu negócio, é um sistema totalmente gratuito. Essa ferramenta torna possível que você, empreendedor, saiba exatamente quais produtos têm saída do estoque, quais não são vendidos, entre outras informações que podem auxiliar no ponto de equilíbrio do seu negócio.

POR QUE USAR O CONTROLE DE ESTOQUE GRATUITO DA MARKETUP?

Quando é feito manualmente, o controle de estoque pode acabar ocupando muito tempo e esforço desnecessariamente. No entanto, esta realidade está mudando graças ao desenvolvimento de soluções tecnológicas que controlam a entrada e saída de produtos. Hoje, uma das maiores dificuldade dos empreendedores é como manter um controle de produtos armazenados. Mas o uso de um sistema de gestão online facilita e integra dados e o gerenciamento de todo o processo.

Conheça os benefícios de fazer seu controle de estoque com a MarketUP:

Facilidade de uso e operação

Ter um ERP online para o controle de estoque pode fazer com que as tarefas fiquem mais simples. No programa, é possível cadastrar produtos e visualizar os itens, o valor de venda e a quantidade disponível em estoque. Tudo com a intenção de deixar a visualização mais rápida e fácil. Em poucos cliques, o usuário consegue uma visão geral do estoque e pode repetir o processo quantas vezes quiser.

Um software também permite importar o cadastro de produtos que sua empresa já possui em uma planilha. Esse procedimento pode ser feito em poucos minutos e auxilia a migração para o novo sistema de gestão empresarial. Controlando o estoque, sua empresa pode dar entrada a importações, devoluções e compras de fornecedores que não emitem nota. Isso ajuda a garantir o registro de entradas e saídas de dinheiro.

Integração com e-commerce

Quando uma empresa realiza vendas presencialmente e pela internet, um bom sistema de controle de estoque pode fazer a diferença. Aplicações alinhadas com as expectativas e necessidades do modelo de negócio ajudam muito neste tipo de integração. Permitindo assim, que o seu e-commerce e os pontos de venda presenciais possuam um controle integrado. Desta forma, não há a necessidade de duplicar informações e gerenciar dois depósitos diferentes.

Monitoramento de itens

O controle manual do estoque pode atrasar processos e decisões — como o momento ideal de repor um produto. O controle de estoque do sistema ERP da MarketUP permite que você registre toda a movimentação do seu estoque de maneira integrada. Além de disparar alertas sobre níveis de cada item e, até mesmo, sobre o melhor período para realizar a reposição. Tudo isso, baseando-se em indicadores, como histórico de preços e prazos de fornecedores (contas a pagar).

Relatórios sobre seu estoque

Os relatórios foram feitos para que você possa acompanhar o desempenho de todo o seu negócio. Eles fazem com que você identifique os itens com estoque prestes a acabar e quais são os produtos mais lucrativos. Isso agiliza o tempo que seria utilizado para a contagem e avaliação dos produtos armazenados, tornando seu gerenciamento mais inteligente. Com tudo registrado em gráficos, a leitura fica bem melhor e mais fácil de ser entendida.

Suporte Técnico

Se sua empresa possui um sistema online de controle de estoque, você poderá contar sempre com suporte técnico profissional. A gestão empresarial pode ser otimizada utilizando ferramentas como o controle de estoque online. Além de informações mais precisas e de fácil acesso, sua empresa terá um sistema que opera com eficiência nos resultados.

Sistema de controle de estoque gratuito

Sem complicações, o ERP de gestão MarketUP é a integração completa de todos os recursos que um empreendedor precisa para gerenciar sua loja. O Módulo de Estoque possui recursos criados para atender as necessidades do dia a dia das micro e pequenas empresas.

Ainda não é cadastrado? Faça o seu cadastro agora mesmo na MarketUP e utilize este sistema 100% grátis de gestão completa para sua empresa!

Confira mais informações sobre controle de estoque no vídeo: