Por que o controle de Fluxo de Caixa da MarketUP vai salvar seu negócio

Entenda melhor o conceito de fluxo de caixa e saiba como ele pode ajudar você a ter um controle maior sobre seu dinheiro e evitar prejuízos

Como você deve saber, sua gestão financeira pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de seu negócio. E um dos maiores erros que qualquer empreendedor pode cometer para prejudicar sua empresa é negligenciar suas finanças.  O sucesso de qualquer empreendimento exige boa saúde financeira, logo, não dedicar atenção a isso pode aproximá-lo da falência prematura. Portanto, separar um tempo para organizar contas a pagar e a receber, por exemplo, é essencial para evitar esse futuro.

É essencial conhecer os próprios recursos para saber onde e como investi-los para fazer sua empresa crescer. Mas é comum que muitos empreendedores, principalmente aqueles que acabaram de abrir sua empresa, tenham dúvidas de como proceder. É aí que entra uma das ferramentas mais úteis para controlar a saúde financeira da empresa: o Fluxo de Caixa.

Neste artigo, iremos ajudar você a entender melhor o que é e como funciona seu fluxo de caixa. Vamos falar, por exemplo, dos seguintes itens:

• Afinal, o que é fluxo de caixa?
• Por que o fluxo de caixa importa?
• As vantagens do fluxo de caixa
• Como calcular o fluxo de caixa
• Como melhorar o fluxo de caixa
• Fluxo de caixa x conciliação bancária
• Como organizar um fluxo de caixa eficiente

Ao final da leitura, nosso objetivo é que você se sinta mais preparado para tomar decisões financeira em sua empresa. Afinal, todos aqueles números podem ser bastante confusos e levar facilmente ao erro – e prejudicar (e muito!) seu negócio.

Está preparado? Então, siga com a leitura e prepare-se para mudar a maneira como você enxerga seu fluxo de caixa para sempre.

AFINAL, O QUE É FLUXO DE CAIXA?

O fluxo de caixa nada mais é do que uma ferramenta de controle financeiro bastante útil para registrar as receitas de uma determinada empresa. Dessa forma, tudo que entra ou sai do caixa deve ser registrado, de preferência diariamente ou conforme a rotina permitir. Assim, qualquer empreendedor consegue acompanhar a movimentação financeira de seu negócio, além de organizar-se melhor.

Portanto, até mesmo microempreendedores individuais (MEIs) podem aproveitar este recurso para manter as próprias finanças sob controle. E o melhor: o fluxo de caixa pode ser feito tanto em uma planilha simples como em um relatório personalizado.

Mas afinal, qual o objetivo de perder preciosos minutos do seu dia para acompanhar a movimentação financeira de seu empreendimento? Muito simples: para analisar o desempenho do seu negócio e fazer uma projeção financeira. Dessa forma, fica mais fácil para o empreendedor saber quando houve o crescimento da sua receita ou quando houve prejuízo – e como reverter isso.

Se você realizou uma promoção, por exemplo, a ferramenta indica se houve lucro ou se você sofreu prejuízo. Uma vez que todos os débitos foram quitados, o fluxo de caixa final indicará o saldo definitivo da empresa. E pode acontecer dele ter sido positivo ou negativo, dependendo de como você gerencia seus recursos.

Entendeu como acompanhar seu fluxo de caixa pode ser útil para entender os gastos e rendimentos de seu negócio? Se você deseja que sua empresa cresça, o primeiro passo a dar é monitorar seu fluxo de caixa de perto. Pode ter certeza de que o esforço valerá a pena com o tempo.

QUAIS SÃO OS TIPOS DE FLUXO DE CAIXA?

Ao fazer um fluxo de caixa, é comum que cada empresa escolha o tipo que mais combine com suas necessidades. E sim, existem vários tipos de fluxo de caixa, cada um com sua utilidade e maneira de monitorar suas finanças. Em um primeiro momento, até pode parecer complicado escolher qual tipo de controle de caixa escolher para seu negócio. Por isso, para ajudar você a tomar uma decisão consciente, vamos explicar a seguir cada um dos tipos que existem. Leia atentamente e, de acordo com a realidade de sua empresa, escolha qual melhor se adequa às necessidades dela.

Fluxo de Caixa Direto

Este costuma ser um dos tipos mais usados por empresas que estão começando a fazer seu fluxo de caixa. Nele, são consideradas todas as entradas e saídas em um determinado período de tempo. Seu objetivo é apontar os resultados brutos das operações realizadas, de maneira completa. Apesar desse método exigir um pouco mais de trabalho, seus resultados costumam estar sempre atualizados e prontos para uso.

Fluxo de Caixa Indireto

Diferentemente do fluxo de caixa direto, o indireto leva em consideração o balanço patrimonial da empresa para ser realizado. Neste modelo, o lucro de um determinado período deve ser contabilizado e, depois, reajustado de acordo com amortização e depreciação. Ao final desta operação, chega-se ao lucro líquido registrado no Demonstrativo do Resultado de Exercício (DRE). Este documento é utilizado por contadores para determinar se uma empresa teve lucro ou prejuízo e quais seus respectivos valores.

Fluxo de Caixa Operacional

Como seu nome já indica, o fluxo de caixa operacional evidencia os valores necessários para a operação de uma empresa. Isso inclui todo e qualquer tipo de movimentação que tenha a ver com seu funcionamento, tais como salários e estoque. No entanto, impostos e outros tipos de taxas não costumam ser incluídos neste tipo de fluxo de caixa. Este modelo é mais indicado para negócios que começaram suas operações recentemente e precisam acompanhar os valores de perto.

Fluxo de Caixa Livre

O objetivo do fluxo de caixa livre é apontar a capacidade de uma empresa em gerar capital de gestão. Este modelo deve indicar o saldo disponível a curto, médio e longo prazo. Neste relatório já devem estar descontados todos os valores gastos por fora da operação da empresa, como empréstimos, por exemplo.

Fluxo de Caixa Projetado

Ao contrário dos outros modelos já apresentados, o fluxo de caixa projetado não leva em consideração valores acrescentados ou subtraídos. Afinal, seu objetivo é muito diferente do fluxo de caixa tradicional: tentar prever receitas e gastos futuros. E sua função é muito útil, já que ele é essencial no planejamento do orçamento disponível para pagamento de despesas. Dessa forma, garante-se que todos os pagamentos estejam em dia e evita-se dívidas.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS DO FLUXO DE CAIXA?

Agora você já sabe o que é fluxo de caixa e quais são seus diferentes tipos, mas “e daí”? Afinal, por que você deveria investir seu tempo e recursos preciosos fazendo o fluxo de caixa de sua empresa? Essa é uma dúvida que perturba muitos empreendedores que ainda não conhecem as várias vantagens que essa ferramenta oferece. E, se você também ainda não está convencido de que deveria fazer seu controle de caixa, vamos ajudá-lo a decidir. Para isso, listamos abaixo algumas vantagens que o uso dessa ferramenta em seu negócio oferece. Dê uma olhada e tire suas conclusões.

Economize dinheiro evitando gastos desnecessários

Sabemos que o pesadelo de qualquer empreendedor é desperdiçar dinheiro, e um fluxo de caixa bem feito pode evitar isso. Isso porque fazer o acompanhamento de todo dinheiro que entra e sai da empresa ajuda você a destiná-lo melhor. Por exemplo: você percebe que o software de gestão que utiliza atualmente está caro demais e não vale a pena. Graças ao fluxo de caixa, você percebe que pode trocá-lo por um sistema de gestão gratuito e mais completo. Dessa forma, você economiza um bom dinheiro mensalmente.

Fique em dia com suas obrigações tributárias

Deixar de cumprir as obrigações tributárias pode ser uma enorme dor de cabeça na vida de qualquer empresário. Às vezes, na correria do dia a dia, pode acontecer de você se esquecer de pagar uma coisa ou outra. Mas aí o estrago já está feito e você precisa correr para resolver o mais rápido possível. Se dedicar a fazer um fluxo de caixa, porém, pode evitar essa situação desagradável e poupá-lo de muito constrangimento. Esse acompanhamento permite que você fique de olho em todas as despesas do negócio e cumpra suas obrigações em dia.

Tome decisões orçamentárias mais acertadas

Escolher como investir o dinheiro em sua empresa pode parecer um jogo perigoso e, muitas vezes, arriscado. E pode ficar ainda pior quando você não tem todas as informações de que precisa em mãos. É aí que entra o fluxo de caixa. Quando você sabe exatamente quanto dinheiro entra e sai de sua empresa e como tomar decisões fica muito mais fácil. Dessa forma, você pode definir com mais precisão em que áreas investir e quais consomem dinheiro demais.

Antecipe futuras crises e busque soluções antecipadamente

Toda empresa está sujeita a crises das mais variadas gravidades, e isso faz parte da realidade de qualquer empreendedor. Infelizmente, nem todo negócio sobrevive a essas crises, muitas vezes porque não estavam preparados para lidar com seus efeitos. Mas, por mais simples que pareça, fazer o fluxo de caixa pode ajudar você a evitar esse tipo de situação. Isso porque fazer um acompanhamento financeiro de seu empreendimento pode ser importante para saber quando as coisas não vão bem. Ao primeiro sinal de problemas, você pode tomar atitudes para evitar que a situação se agrave e saia do controle. Isso pode salvar sua empresa.

Saiba os momentos certos para fazer ofertas e promoções

Para quem trabalha com a venda de produtos, fazer ofertas e promoções é uma ótima maneira de enfrentar a concorrência. Afinal, disputar preços faz parte do jogo e quem conquista os consumidores garante um lugar de destaque no mercado. Mas como saber se oferecer produtos mais baratos não vai lhe causar um prejuízo ao final do mês? Fazer seu fluxo de caixa permite que você saiba quando é possível diminuir preços sem afetar os lucros. Assim, você consegue planejar melhor suas ofertas e evita dar um verdadeiro tiro no próprio pé.

APRENDA COMO CALCULAR SEU FLUXO DE CAIXA

Não precisa se desesperar: calcular o seu fluxo de caixa é bastante simples e não exige conhecimentos avançados de contabilidade, apenas paciência. Confira:

• Construa sua própria planilha ou acesse um relatório personalizado que permita adicionar recebimentos, pagamentos e saldo;
  
• Insira nesta planilha todos os valores de cada venda, recebimento ou pagamento realizado, todos os dias;
• Contabilize os resultados ao final de cada dia, já incluindo o total de receitas e despesas;
• Ao final de cada mês, faça um novo fechamento levando em consideração despesas como aluguel, impostos, salários, multas etc.;
• De acordo com o resultado obtido, planeje os próximos passos: é o momento de cortar despesas ou investir no crescimento?

COMO ORGANIZAR UM FLUXO DE CAIXA EFICIENTE

Não basta saber como montar uma planilha de fluxo de caixa, é necessário ainda saber organizá-la eficientemente. Afinal, todas as informações financeiras de suas empresa irão passar por ela, então garanta que esteja tudo claro e conciso. Com o tempo, seu fluxo de caixa será capaz até mesmo de indicar problemas financeiros antes que se agravem demais. Por isso, vale a pena investir alguns minutinhos de seu dia para aprender algumas dicas valiosas sobre fluxo de caixa.

Para ajudar você nesta tarefa, separamos a seguir algumas dicas de como organizar um fluxo de caixa eficiente.

Registre todas as movimentações financeiras

O seu fluxo de caixa deve começar com o registro de todos os valores gastos e recebidos por sua empresa. Como é importante saber de onde veio o dinheiro e para onde ele está indo, separe os valores por categorias. Esse controle, além de ajudar você a conhecer os rendimentos e despesas de seu negócio, será útil para evitar desperdícios. Mas é necessário fazer um acompanhamento diário da situação do fluxo de caixa para elaborar um planejamento estratégico melhor. Dessa maneira, você pode evitar eventuais crises e tomar as atitudes necessárias baseadas em dados concretos e confiáveis.

Lembre-se de considerar seu estoque no fluxo

Todo empreendedor sabe a importância de manter um bom estoque e as consequências de cometer erros graves em sua gestão. Na hora de organizar seu fluxo de caixa, não é diferente. Afinal, seu estoque representa um capital que está parado e não pode ser utilizado para outros investimentos. Essa informação é essencial no momento de planejar os próximos passos de sua empresa. É importante também manter seu fluxo de caixa sempre atualizado para saber quanto se pode gastar com o estoque.

Faça projeções de fluxo, mas seja realista

Manter seu fluxo de caixa atualizado e organizado é útil no momento de fazer projeções de curto e médio prazo. Com ele, você pode fazer uma estimativa de ganhos futuros e planejar-se de acordo com os resultados. Mas é importante também ser realista e prever possíveis dificuldades e prejuízos que sua empresa pode enfrentar num futuro próximo. Ao fim de cada mês, é aconselhável comparar os resultados de seus lucros e despesas com o esperado. Dessa maneira, você estará muito mais preparado para saber quais atitudes tomar para evitar desperdícios e gastos desnecessários. Uma planilha de vendas pode ajudar você.

Utilize o sistema de gestão ideal para sua empresa

Todas essas dicas serão muito úteis para ajudar você a organizar melhor seu fluxo de caixa e torná-lo mais eficiente. Mas a gestão de sua empresa ainda não estará completa sem um sistema de gestão que facilite essas tarefas diárias. É por isso que existe a MarketUP, um ERP 100% gratuito e feito para aumentar o potencial da sua empresa. Por meio dele você pode controlar e repor seu estoque facilmente e gerenciar sua empresa de forma eficiente. E os relatórios personalizados MarketUP reúnem todas as informações do financeiro da sua empresa de maneira precisa e simples.

COMO MELHORAR SEU FLUXO DE CAIXA?

Chegamos, enfim, à questão que todo empreendedor faz a si mesmo ao analisar o próprio caixa de sua empresa. “Como faço para melhorar o meu e mantê-lo sempre no verde, sem prejuízos?”. Essa é uma dúvida bastante comum, afinal, o objetivo de qualquer negócio é gerar sempre cada vez mais lucro, certo? Quebrar a cabeça em busca de ideias para aumentar os lucros e diminuir as despesas infelizmente faz parte da brincadeira.

Em vista disso, separamos quatro dicas para você garantir o sucesso e longevidade do seu empreendimento. Veja e tome as atitudes necessárias em seu negócio.

Corte todos os gastos desnecessários

Infelizmente, ainda é muito comum que empresas fechem as portas prematuramente devido, principalmente, à má gestão de dinheiro. Gastar mais que o necessário pode ser, na maioria das vezes, um verdadeiro tiro no pé. E o pior é que muitas vezes nem sabemos para onde está indo todo aquele dinheiro. Se quiser um fluxo de caixa sempre positivo, procure cortar os gastos de seu negócio. Descubra quais são os maiores vilões de seu fluxo de caixa e descubra como eliminá-los.

Aprenda a dominar a arte da negociação

Saber negociar é uma das habilidades mais desejadas no mundo dos negócios, mas nem todos a possuem. Se você deseja diminuir os custos de sua empresa, é uma boa ideia começar a negociar com fornecedores e clientes. Você pode, por exemplo, garantir a compra de produtos por preços menores sem afetar seu lucro ao final do mês. Como cada centavo economizado faz toda a diferença, seu bolso sentirá os benefícios dessa atitude.

Tenha controle sobre seu estoque

Não é exagero algum dizer que o estoque é o coração de sua empresa. Quando seu estoque vai bem, seu negócio pode prosperar e você pode até mesmo criar ofertas para atrair mais clientes. Porém, quando seu estoque está mal preparado para atender aos consumidores, seu negócio sofre as piores consequências. Portanto, para garantir que seu fluxo de caixa seja constantemente satisfatório, fazer um bom controle de seu estoque é inestimável. Se precisar de ajuda, siga a próxima dica.

Utilize um sistema de gestão em seu negócio

Adotar um bom sistema de gestão para organizar seu negócio garantirá bons resultados em seu fluxo de caixa. Já são muitas as empresas que utilizam um software de gestão para ajudá-las em suas necessidades diárias. Se você não quiser ficar para trás na concorrência, é essencial que seu negócio também utilize um. E, como estamos falando de maneiras para economizar seu dinheiro, por que não optar por um software gratuito? Assim, você garante que sua empresa contará com uma ferramenta de gestão completa sem precisar colocar a mão no bolso.

DICA: se você deseja aprofundar suas habilidades de controle de fluxo de caixa, o Sebrae oferece um curso gratuito e completo sobre o assunto.

Por: Luis Carvalho