Como um ERP pode contribuir em sua empresa

O dia a dia de quem tem o próprio negócio é cheio de tarefas, não há como ser diferente. Independentemente do segmento de atuação, há inúmeras circunstâncias que naturalmente tendem a dificultar o andamento da rotina. De vez em quando as preocupações se referem à contratação de um funcionário, ou então ao faturamento da empresa. Porém, responsabilidades quanto ao fluxo de caixa, emissão de notas ou cadastro de clientes é algo constante. E estas tarefas podem se tornar ainda mais demoradas quando não há um sistema de gestão empresarial adequado no negócio.

Na intenção de otimizar o trabalho e aumentar a possibilidade de lucro, muitos empresários adotam um ERP para fazer a gestão do negócio. Com um sistema integrado às atividades da empresa, é possível mudar a rotina da companhia e alcançar benefícios muito práticos. Exemplo: Controlar o estoque, emitir notas, fazer o controle financeiro e muito mais.

POR QUE APOSTAR EM UM ERP? 

Conceitualmente, um ERP ou sistema de gestão empresarial como também é conhecido, é um software que permite ao empreendedor gerenciar necessidades de sua empresa. A plataforma é uma ferramenta digitalmente inteligente, automatiza funções do negócio e atua como integrador de diferentes áreas da companhia. Por meio deste software de gestão, é possível trabalhar mais estrategicamente e diminuir a margem de erro nas decisões. Isso acontece porque a automatização das tarefas traz maior clareza sobre os setores da empresa. Além disso, permite que o empreendedor tenha mais consciência dos processos em andamento.

 

COMO SABER O MOMENTO CERTO?

Muitos empreendedores se questionam sobre qual seria a hora ideal para adotar um sistema de gestão empresarial em seus negócios. Apesar das dúvidas serem frequentes, a resposta da questão é quase óbvia. O momento correto para implementar um software de gestão na empresa é quando o empreendedor sente dificuldades. Principalmente se for ao administrar as tarefas diárias de forma manual. Quando a elaboração de planilhas gastar muito tempo do administrador, é o momento certo de adotar um sistema de gestão. Além disso, a falta de integração de ferramentas distintas da companhia é o sinal de alerta para recorrer a um software.

Para exemplificar uma das facilidades que um sistema de gestão traz, considere uma empresa que trabalha com roupas e sapatos. Caso esta loja comercialize, em média, mil peças mensalmente, terá um total aproximado em 12 mil vendas por ano. Porém, se no semestre subsequente as vendas oscilarem drasticamente, ainda assim será possível saber a média de produtos comercializados rapidamente. Além disso, será mais fácil repensar o estoque para atender a demanda e não deixar produtos “encalhados”. No entanto, se o gestor não tiver um sistema de gestão integrada, todo esse trabalho se torna mais difícil.

VANTAGENS DO SOFTWARE DE GESTÃO

Há empreendedores que, mesmo sabendo da necessidade em começar a usar um ERP, ainda assim não investem. Isso acontece porque nem sempre os ganhos que um software de gestão possibilita são evidentes para quem ainda não usou. Entre as vantagens do sistema de gestão, estão:

Otimização de tempo nas funções

 Como os diferentes setores da empresa trabalham conjuntamente, as tarefas são resolvidas rapidamente e a chance de erros diminui. Com dados compartilhadas de uma só vez, não há tanta obstrução na realização das atividades por falta de informação.

Gestão do capital de giro

Por definição, o capital de giro é o montante que serve para manter as atividades cotidianas da empresa em funcionamento. Seu objetivo, por exemplo, é cobrir gastos com funcionários e na compra de matéria-prima. Ou seja, ele é bem importante para manter a saúde da empresa intacta. E com um sistema de gestão empresarial, é possível ao empreendedor gerenciar o capital de giro de forma mais eficiente. Um exemplo disso pode ser ao decidir comprar novos produtos. Como já será possível saber rapidamente quantos deles há no estoque, é mais fácil estimar quantos itens novos serão adquiridos.

Auxílio nas decisões

 As informações presentes no software de gestão servem de ajuda para o administrador no momento das tomadas de decisão. Entre as funções, está a gestão de fluxo de caixa, integração com a contabilidade e cálculo do desenvolvimento das vendas. Dados como estes permitem ao empreendedor traçar os próximos passos da empresa e minimizar potenciais erros.

Aumento de faturamento

Como já foi descrito anteriormente, um sistema de gestão empresarial faz com que as tarefas cotidianas sejam cumpridas mais rapidamente. Por esse motivo, os funcionários conseguem ser mais produtivos e podem dedicar parte do expediente para investir em atividades estratégicas. Como consequência disso, o negócio pode ter um ganho indireto no faturamento, já que haverá mais funções desenvolvidas por colaboradores.

Ponto de venda

 Conhecido também como PDV, o ponto de venda precisa demonstrar agilidade ao comercializar produtos aos clientes. Além disso, há mais eficiência nas vendas quando o software trabalha offline. Este tipo de recurso é  necessário muitas vezes devido à possibilidade de queda no sinal de internet.

DIFERENTES SISTEMAS DE GESTÃO INTEGRADA

Após considerar as vantagens de um software de gestão, o empreendedor deve saber sobre os diferentes sistemas no mercado. Entre eles, há:

ERP

 A sigla é a abreviação de “Enterprise Resource Planning”. Este tipo de software de gestão é reconhecido por sua facilidade de manuseio e diversidade de recursos. Por meio dele, é possível ter um controle contábil da empresa bem mais assertivo. Além disso, o ERP facilita a emissão de notas fiscais, gerencia dados e gera relatórios importantes.

BPM

 Termo que significa “Business Process Management”, este software de gestão foi desenvolvido com o objetivo de facilitar os processos organizacionais. E isso acontece dentro ou fora da empresa. O sistema de gestão reúne informações que permite ao empreendedor analisar o trabalho feito e vislumbrar potenciais para melhoria.

CRM

 O “Customer Relationship Management” tem suas funções voltadas para os clientes do negócio. Uma das principais intenções de quem usa este software de gestão é a retenção dos usuários em sua base. Na ferramenta digital CRM, é possível armazenar diferentes dados, como nome, endereço residencial, atividade profissional do cliente, entre outras informações.

COMO ESCOLHER?

Não há uma regra estabelecida sobre qual melhor sistema de gestão escolher para usar na empresa. A decisão mais acertada será o software que se encaixar da melhor forma no estabelecimento. No entanto, é possível considerar alguns fatores antes de escolher o sistema. Entre alguns pontos, estão:

Alta compatibilidade

 Nada adianta escolher um sistema integrado se não há o conhecimento sobre a compatibilidade dele com a companhia. É importante estudar se a ferramenta interage com aplicações já utilizadas nas tarefas cotidianas. Para isso, uma análise dos modelos no mercado torna-se imprescindível.

Facilidade de manuseio

Nenhum gestor deseja encontrar muitas dificuldades quando busca um software de gestão para seu negócio. Portanto, a melhor maneira de evitar transtornos é escolher um sistema integrado que permita ao usuário navegar com facilidade. Neste aspecto, o Enterprise Resource Planning (ERP) ganha mais destaque perante os outros recursos. Isso porque uma de suas funções  é permitir que o empreendedor consiga coordenar diferentes ferramentas, de áreas distintas, com facilidade. E, claro, a integração desses recursos traz mais praticidade e agilidade nos processos gerenciais diários e nas tomadas de decisão.

Custo-benefício

“Todo gasto que pode ser cortado, sem que haja prejuízos à empresa, deve ser cortado”. E essa regra se torna ainda mais relevante para quem está começando um novo negócio. Portanto, no momento de escolher um sistema de gestão empresarial de qualidade, é necessário se atentar ao preço dele. Existem inúmeros tipos de softwares pagos na internet, porém, o ERP da MarketUp é 100% gratuito. Ou seja, tem um bom custo-benefício para as empresas, em especial as que não podem gastar com um sistema integrado neste momento de crise que estamos passando com o novo coronavírus.

Tempo para teste

Como qualquer novo produto ou serviço no mercado que promete solucionar problemas, ele precisa ser testado na prática. É durante seu funcionamento que será possível avaliar os pontos positivos e negativos da aquisição. Além disso, é na prática que é possível estabelecer parâmetros para implementação no negócio. No entanto, nem todos os serviços de ERP permitem que os usuários experimentem a plataforma para tirar suas próprias conclusões. Além disso, muitas vezes cobram pela utilização da ferramenta, mesmo que tenha sido um teste de curta duração. Obviamente, nenhum gestor deseja contratar um software de gestão antes de conhecer bem suas competências. Por isso, antes de escolher um sistema integrado, é recomendado prestar atenção em alguns serviços que permitem utilização gratuita. Um bom exemplo dessa possibilidade é o ERP da MarketUp.

Forte segurança

Um sistema de gestão empresarial precisa ser, em sua atuação, muito seguro à empresa. A segurança do software de gestão deve ser prioridade no momento de escolher o que mais se encaixa no negócio. Para isso, é importante prestar atenção na possibilidade de criptografia das informações, para que a privacidade seja preservada. Após a checagem e confirmação dessas funções, fica bem mais fácil decidir qual sistema integrado aderir ao negócio.

Suporte técnico

Por mais que um sistema de gestão empresarial oriente com clareza sobre suas funções e ofereça bom desempenho, dúvidas ainda assim podem aparecer. Seja por uma atualização na plataforma ou por causa de problemas técnicos, um suporte para o software de gestão vem a calhar. Porém, nem todos os sistemas integrados oferecem bons suportes. Vale ficar atento aos serviços que disponibilizam tal serviço e escolher o melhor.

Portabilidade

Muitas tarefas do dia a dia atualmente são realizadas pelo smartphone ou tablet, já que o desktop não é mais a única possibilidade. Esse tipo de mudança foi desenvolvida pela “cultura da portabilidade”, em que novas ferramentas ganham espaço devido à mobilidade. E, claro, no mundo profissional isso também não é tão diferente. Muitas empresas se tornaram mais interativas e desenvolveram suas atividades utilizando instrumentos portáteis. Por isso, na hora de escolher um sistema de gestão de qualidade, é interessante considerar a capacidade portátil dele. “Dá para acessá-lo pelo celular? O computador é a única maneira de navegação?”. Estas questões são relevantes para quem se preocupa com o negócio a qualquer momento, mesmo longe de casa ou da empresa.

Funções personalizadas

Além dos itens descritos anteriormente, um empreendedor também necessita ter consciência sobre a capacidade de personalização do sistema de gestão. Isso significa que a aplicação precisa ter certa flexibilidade para algumas alterações necessárias da empresa. Essas adaptações podem ser desde as categorizações de produtos até os espaços destinados ao armazenamento de dados dos clientes. Com essa possibilidade ao alcance, sistema integrado se adapta ainda mais ao negócio e valoriza vertiginosamente a navegabilidade.

VANTAGENS MARKETUP

Um bom sistema de gestão empresarial comporta funções variadas. Para exemplo, há o PDV offline, gestão de comandas de clientes, controle de catálogo, estoque, geração de relatórios e emissor de notas fiscais. Isso tudo além de outras tantas ferramentas adicionais.

O ERP da MarketUp une todas essas funções em uma só plataforma, e ainda disponibiliza para os empreendedores de forma 100% gratuita. A MarketUp também conta com suporte destinado aos usuários. Ele funciona tanto em formato FAQ (perguntas frequentes) quanto por meio de atendimento humano.

Além disso, há um canal no YouTube frequentemente alimentado pela companhia. Nele, há novidades do sistema e também soluções de dúvidas de usuários, por meio de vídeos tutoriais.

Ou seja, o sistema de gestão empresarial da MarketUP é uma recomendação válida para quem deseja otimizar as tarefas do negócio.

E, claro, gerir melhor os insumos, ter um auxílio nas tomadas de decisão e realizar tudo isso em mais de uma plataforma digital. Como já foi salientado anteriormente, em um ambiente totalmente gratuito.

DICA: para quem sente a necessidade de aprender um pouco mais sobre gestão empresarial antes de adotar o sistema, o Sebrae oferece um curso online e gratuito sobre o assunto. Nele, o empresário tem a oportunidade de aprender mais sobre como deixar seu negócio mais eficaz. O curso “Gestão empresarial integrada” tem carga horária de 25 horas e previsão de conclusão de até 15 dias.