Controle financeiro: motivos para usar em seu negócio

Os brasileiros têm muita capacidade para inventar itens, descobrir oportunidades de mercado e resolver os problemas quando eles resolvem aparecer. Tanto no trabalho formalizado quanto no informal, tais características destacam-se e fazem jus às qualidades de qualquer empreendedor. Como uma das consequências de tanta capacidade criativa, há um destaque no número empresários no país.

Pesquisa recente do Sebrae mostra que a ideia de se tornar um empreendedor estava presente desde cedo na mente de jovens empresários. Quando analisada apenas a faixa de 24 anos, 80% das pessoas ouvidas havia cogitado empreender antes da maioridade. No entanto, apesar do interesse em cuidar do próprio negócio, nem sempre a importância do controle financeiro empresarial é considerada.

Vale salientar que a ideia de gestão financeira muitas vezes também não está presente na vida dos jovens brasileiros. E isso, claro, é bem antes de o indivíduo decidir montar e gerir a própria empresa. Ainda na fase inicial do aprendizado, não são todas as crianças que têm possibilidade de entender como funciona o dinheiro.

Ausentes disciplinas no ensino público sobre controle financeiro pessoal ou por instabilidades familiares, os jovens demoram a entender a dinâmica da gestão financeira. Como um dos resultados, há um alto número de endividados no país que desconhecem o controle financeiro pessoal. E isso se transfere também ao empreender. Tal falta de conhecimento faz com que o controle financeiro empresarial também seja negligenciado.

Para amenizar situações adversas como as apresentadas anteriormente, cabe ao empreendedor ter um controle financeiro empresarial bem estruturado. Para ajudá-lo, há sistemas gratuitos que trazem diversas vantagens e ajudam nas tarefas cotidianas — o que apresentaremos mais à frente. Mas antes, é necessário definir o que é a gestão financeira.

CONTROLE FINANCEIRO EMPRESARIAL

Por definição, o controle financeiro empresarial tem um leque de possibilidades para sua definição. Porém, é possível entendê-lo como o conjunto de avaliações, estratégias e tomadas de decisão na busca pela melhor administração empresarial. O gerenciamento de recursos faz parte do conjunto de procedimentos seguidos para alcançar a prosperidade do negócio. E, apesar de estar amplamente estruturado em grandes companhias, o controle financeiro empresarial também pode estar nas pequenas empresas. Aliás, a gestão financeira não só pode, como também deve, estar presente em micro e pequenos negócios. Afinal, ela é um recurso importante para saúde do empreendimento.

Apesar de ser crucial na administração de uma empresa, o controle financeiro empresarial ainda é negligenciado por muitos empreendedores. Diversos gestores do próprio negócio não sabem quanto dinheiro a companhia tem no momento. Além disso, alguns nem sabem quais são os maiores gastos do negócio e como reduzi-los, em caso de necessidade repentina. Caminhos para investimento, portanto, não são visualizados devido à falta de conhecimento sobre a gestão financeira. A falta de controle e perspectiva de crescimento tornam o ônus do negócio em uma grande bola de neve.

Para melhor controle financeiro empresarial, é possível mirar em alguns de seus componentes e iluminar a importância de cada um. Afinal, cada parte dessa forma de administrar representam sua importância no processo como um todo. Abaixo, você pode conferir “braços” da gestão financeira:

Controle do caixa

Apesar de haver diversas táticas para o controle financeiro empresarial, a atenção ao caixa é essencial na gestão do negócio. Sem um gerenciamento compromissado e efetivo deste componente, não é possível estabelecer o que deverá ser pago pela empresa. Além disso, o controle de caixa auxilia na visualização do que há para receber, tanto de fornecedores como de clientes. Mensurar as despesas fixas — conta de luz, internet — e variáveis torna-se bem mais fácil e automático. E isso é possível de ser traçado tanto a curto como em médio prazo. O controle de caixa ajuda o empreendedor a compreender a situação financeira e, claro, a projetar seus próximos passos. Ou seja, além de informação fornecida, o controle de caixa serve como base em tomadas de decisão futuras.

Gestão de clientes

Outro componente muito importante no controle financeiro empresarial é a gestão de informações sobre clientes. Apesar de muitos empreendedores não compreenderem bem sua importância no dia a dia da companhia, ela é crucial. Afinal, é por meio da gestão de clientes que há possibilidade de mensurar o impacto dessa fonte de renda. Em alguns casos, os clientes são a única fonte para conseguir capital.

Além de compreender o papel que a clientela tem na gestão financeira do negócio, empreendedores se esforçam para reter indivíduos em suas bases. Cada perda de cliente, inclusive a curto prazo, já pode causar quedas consideráveis no faturamento. Para manter pessoas engajadas em suas marcas ou serviços, micro e pequenos empresários procuram estreitar as relações com os clientes. Depois disso, buscam prosperidade na relação com eles, seja ao conceder alguns benefícios em compras ou promoções. Tudo isso sem perder a credibilidade pela qualidade dos produtos ou serviços prestados, claro.

Em um segundo momento, a preocupação dos gestores recai também sobre a captação de novas pessoas com potencial de clientela. A estratégia, nesses momentos, deve abordar ações efetivas de convencimento e ganho de confiança transmitidos aos alvos. A “regra geral”, no fim das contas, é atrair o cliente, satisfazê-lo e fidelizá-lo, por meio de uma abordagem pragmática.

Giro de estoque

Coordenar a estocagem de materiais traz impactos fundamentais no cotidiano e saúde da empresa. Isso porque erros de cálculo neste componente da gestão financeira, como aquisição de produtos ou falha no plano de vendas, pode desequilibrar o estoque. E, consequentemente, diminuir o fluxo comercial de toda a companhia.

Para exemplificar, imagine que uma loja comercializa trinta mil itens mensalmente. O estoque deste estabelecimento, portanto, deve estar preparado para fornecer quantidade mínima de materiais com potencial de venda (30 mil). Além, claro, de uma margem viável de materiais em armazenamento. Ao acontecer uma falha de planejamento e faltar produtos, a operação será prejudicada. Desde a aquisição junto ao fornecedor até a logística para o cliente, o processo de comercialização sofrerá um grande desequilíbrio. Há também a situação inversa, em que a falha na gestão do estoque acontece pelo excesso de itens em armazenamento.

Quando isso ocorre, o dinheiro que entraria em caixa com as vendas obviamente não chega. Além disso, em alguns casos específicos de materiais, pode haver desgaste do produto por estar armazenado e acarretar prejuízos maiores. Outro fator necessário a ser considerado neste tipo de caso é o índice de liquidez. Ele é definido como “indicadores financeiros de análise de crédito”, que calculam o que a empresa tem de recursos para quitar compromissos. Para efetuar o cálculo, considera-se um quociente que relaciona valores do ativo com o passivo empresarial.

Em síntese, a busca é sempre pelo equilíbrio na gestão de estoque. Porém, é necessário ter um bom planejamento. E os estudos para isso vão desde a escolha de fornecedores à melhor maneira de pagá-los. Em algumas situações, pode ser mais rentável quitar dívidas a prazo do que à vista. 

Análise de tributos

 Quando considera-se algo tão importante como o controle financeiro empresarial, o estudo de tributos não pode ficar de fora. Muitos empreendedores, ao gerir própria empresa, descuidam deste fator e algumas vezes pagam o que não deveriam. O planejamento correto para pagamento de tributos serve diretamente para preservar o negócio e garantir segurança em outros processos. É crucial assegurar que o capital da companhia está sendo destinado da maneira acertada.

Uma das principais obrigações quanto aos tributos no controle financeiro empresarial é o pagamento de taxas dentro do prazo estabelecido. Seja um débito fixo, como contas de luz do estabelecimento, ou até variável da compra de produtos, o atraso deve ser descartado. Até mesmo as taxas menores que precisam ser pagas tornam-se um tormento contábil em caso de acumulação de débitos.

Além desses passivos mais conhecidos, é necessário também atentar-se para outros um pouco mais específicos, caso do Fator R. Ele é um cálculo que serve para o empreendedor descobrir em qual anexo tributário a companhia se encaixa. O Fator R faz parte do regime compartilhado de arrecadação, conhecido como Simples Nacional, e é aplicável à microempresas e pequenos estabelecimentos.

Vale ressaltar que, em caso de dúvidas sobre o pagamento de tributos, recomenda-se o auxílio de um consultor financeiro. Ele ajudará na compreensão das taxas e na formulação da melhor estratégia para quitá-las.

IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO

Para todos os componentes da gestão financeira apresentados anteriormente, exatidão nas informações e agilidade são muito importantes. Afinal, a rapidez e acurácia desses processos otimizam tomadas de decisão e facilitam o alcance de metas. No entanto, para isso, é preciso ter um sistema grátis para controle financeiro. Afinal, por que gastar dinheiro se há ferramentas gratuitas disponíveis? Com uma boa plataforma digital para agilizar o trabalho, tudo pode se tornar mais fácil no cotidiano da empresa. Abaixo, você pode conferir alguns motivos específicos para seu negócio adotar um sistema grátis para controle financeiro; confira:

Trabalho online

 A gestão financeira empresarial é componente importante do negócio. Porém, há um momento em que o gerenciamento da companhia torna-se complexo e o número de papéis aumenta.  Portanto, é muito melhor digitalizar alguns documentos para dar celeridade às atividades e reduzir a chance de erros. E isso pode ser feito por meio de um sistema gratuito de gestão, que trabalha tanto online como offline, caso da MarketUp.

Dados e decisões

Um software de controle financeiro permite uma compilação instantânea e assertiva de dados. Além disso, possibilita que esse conjunto de informações esteja disponível para acesso do empreendedor a qualquer momento. E, claro, no momento de tomar decisões cotidianas esse fator auxilia muito. Seja para adquirir novas peças ou acessar o número de itens vendidos, os dados dão uma base bem mais sólida para a gestão.

Relatórios financeiros

 Outra das vantagens de adquirir um sistema para controle financeiro é a possibilidade do administrador gerar relatórios financeiros. Esses documentos são compostos por informações de determinadas atividades realizadas no negócio e em períodos específicos. O objetivo disso, obviamente, é fornecer recursos mais elaborados para auxiliar o empreendedor na gestão.

Emissão de recibos

 Com um software de controle das finanças é possível abandonar os recibos em papel entregues para os clientes. Além do caráter ecológico que tal medida tem, tudo fica mais fácil se o interesse do vendedor também é negociar com clientes em outros estados. Afinal, sem papéis e com a digitalização dos recibos, o procedimento é agilizado.  

A MARKETUP

Para integrar os recursos apresentados anteriormente, um sistema de gestão recomendado por quem usa é o da MarketUp. Por meio dele, é possível gerir comandas de clientes, controlar o estoque — como vimos anteriormente, fundamental no controle financeiro empresarial —, gerar relatórios, notas fiscais e outros serviços inclusos.

E tudo isso é 100% gratuito para todos os usuários do sistema. Além disso, o software tem um time de suporte, preparado para tirar dúvidas e auxiliar usuários em caso de necessidade. Se a demanda é por controle financeiro e gestão do negócio, é melhor recorrer ao que é grátis, ou seja, à MarketUp.

POR: Rudiney Freitas