5 maneiras de ter reuniões mais produtivas

Sim, isso pode acontecer, ter reuniões mais produtivas dependem da forma com que você as encara e leva adiante o objetivo do encontro

Bing! Isso mesmo. Você acabou de receber outro convite de calendário para mais uma de suas reuniões. Seu último bloco de tempo livre para fazer o trabalho real se foi. 

Pode ser de grande valor encontrar-se com sua equipe cara-a-cara, em vez de enviar meia dúzia de e-mails. No entanto, há também aquelas reuniões em que falta direção, nenhuma decisão é tomada e você fica imaginando qual era o sentido disso tudo.

Notícias (nem tanto) de última hora: todos participamos de muitas reuniões

Independentemente do nome, menu ou transição de slides, as reuniões sempre serão dolorosas, a menos que mudemos a função que desempenham em nossos dias úteis. Assim como e-mail, teleconferências e pouco café, as reuniões sempre foram um mal necessário no ambiente de trabalho.

No entanto, há sinais de que a epidemia de reuniões está piorando. Temos como um exemplo comprovado os EUA.  Estima-se que haja 11 milhões de reuniões nos EUA todos os dias e, de acordo com a pesquisa, pelo menos um terço delas é improdutivo. Em uma pesquisa conduzida pelo Evernote e pelo YouGov, um em cada cinco entrevistados dos EUA disse que eles têm reuniões um tanto ou um pouco demais no trabalho, as mais altas de todos os países pesquisados.

O que você pode fazer para evitar reuniões consecutivas todos os dias? E como você pode fazer as reuniões que você frequenta valer a pena?

Aqui estão cinco táticas simples para tornar as reuniões mais produtivas e gerenciáveis:

1. Tome de volta o controle de seu calendário

Todos nós temos esses momentos em que fazemos nosso melhor trabalho. Para alguns, a produtividade máxima chega logo de manhã, logo depois daquela xícara de café. Para outros, as manhãs podem ser o momento de acompanhar os e-mails, enquanto as tardes são salvas para o máximo de criatividade.

Seja qual for o seu ritmo, não deixe que as reuniões atrapalhem. Bloqueie o seu calendário para maximizar a sua hora do dia mais produtiva e salve reuniões para as pausas. Ou agende todas as suas reuniões em determinados dias da semana (como às terças e quintas-feiras, por exemplo), para que você esteja livre para trabalhar sem interrupções pelo resto da semana.

No Evernote, algumas equipes tentam se ater à política de “Sem reuniões na quarta-feira” para facilitar o trabalho aprofundado.

2. Consulte o dicionário

As reuniões assumiram novas definições: check-ins, sessões de brainstorming ou atualizações de status do projeto, para citar alguns. E essa definição muda de equipe para equipe e de empresa para empresa.

Redefina as reuniões que aparecem para sua organização e reserve-as exclusivamente para esse fim. Por exemplo, as perguntas podem ser respondidas e os problemas podem ser resolvidos em um ambiente menos formal.

Em vez de bloquear reuniões de 30 minutos por padrão, experimente uma conversa de 10 minutos na mesa do seu colega de trabalho. Se o problema ainda não estiver resolvido, talvez seja necessária uma reunião.

Isso não significa que você precisa evitar sessões de brainstorming ou check-ins totalmente; Significa apenas que eles podem assumir uma nova forma, como se sincronizar na hora do café.

3. Prepare o palco e faça uma saída forte

As pessoas podem ficar tão presas ao objetivo central de uma reunião que nos esquecemos das outras partes principais: o começo e o fim. Embora essas partes possam parecer mais tarefas domésticas, elas podem afetar drasticamente a produtividade de sua reunião.

Primeiro, toda reunião deve ter uma agenda. No mínimo, sua agenda deve listar o objetivo da reunião, os tópicos da reunião e o tempo alocado para cada tópico. Depois, certifique-se de que alguém tome notas durante a reunião e compartilhe-as posteriormente para poder determinar as próximas etapas.

Antes de terminar, passe cinco minutos falando sobre itens de ação, proprietários e o prazo para concluir cada um deles.

4. Convide as pessoas de forma estratégica para as reuniões

Convide muitas pessoas para a reunião e a conversa fica de fora. Convide poucas pessoas e você não terá todas as partes interessadas necessárias para tomar uma decisão. Felizmente, existem números mágicos de participantes para certos tipos de reuniões.

Considere estas dicas na próxima vez que você agendar uma:

• Para resolver um problema, convide de quatro a seis pessoas;
• Para tomar uma decisão, convide de quatro a sete pessoas;
• Para definir uma agenda, convide de cinco a 15 pessoas;
• Para debater, convide de 10 a 20 pessoas;

Ou você pode seguir a famosa “regra das duas pizzas” de Jeff Bezos – se o grupo for maior do que você poderia alimentar com duas pizzas, sua reunião é muito grande, ponto final. O principal é convidar apenas aquelas pessoas que realmente precisam estar lá: aqueles que têm algo para contribuir, podem tirar proveito disso, ou são diretamente afetados pelo resultado.

5. Mantenha os laptops fechados e as orelhas abertas

As reuniões se tornaram um tempo para checar e-mails, acompanhar o Twitter às escondidas ou finalizar um projeto. Ah sim, e ouça o que realmente está acontecendo na reunião. Ninguém pode realmente ser multitarefa (por mais que nos digamos diferentemente), então considere proibir laptops abertos em reuniões, exceto para apresentadores e anotadores.

A falta de distração irá ajudá-lo a percorrer sua agenda mais rapidamente e reduzir a necessidade de reuniões de acompanhamento. Faça anotações à mão (como é antiquado!) Ou realize reuniões de caminhada para manter o foco em sua conversa, não em seus dispositivos. Reuniões de caminhada também podem aumentar sua criatividade, energia e felicidade.

Fonte: Evernote em Medium