Emissor de Nota Fiscal Eletrônica: escolha a sua ferramenta

O emissor de nota fiscal eletrônica é um sistema informatizado responsável por lançar o documento fiscal após uma venda

Em operações de compra e venda de produtos, o documento do emissor de Nota Fiscal Eletrônica é a NF-e. Trata-se de um programa que facilita e agiliza o processo de vendas. Conforme integrado a outros sistemas, é possível emitir a nota sem retrabalho.

O que acontece nesses casos é que o emissor já tem armazenados os dados do cliente, sendo preciso apenas ajustar os valores antes de fazer o lançamento. O sistema também gera um arquivo XML, que é o formato adotado no Brasil para a NF-e.

Para o vendedor, representa a formalização da operação e comprova o devido recolhimento de impostos.Para o comprador, é uma garantia a mais, além de servir para armazenamento das notas emitidas contra o seu CNPJ.

Além da NF-e propriamente dita, o sistema emissor ainda gera um Danfe, que é o Documento Auxiliar da NF-e. É como uma versão impressa da nota, que só existe eletronicamente. Sua função é atestar a procedência do produto adquirido durnte o seu transporte.

Como funciona um emissor de nota fiscal eletrônica?

Um sistema emissor de nota fiscal eletrônica funciona de forma informatizada, no computador. Para utilizá-lo, basta preencher os campos exigidos antes de fazer o lançamento. Muitas dessas informações já podem vir preenchidas, dependendo do sistema utilizado.

Quando há integração entre as diferentes áreas da empresa, uma venda aciona o estoque, que aciona o financeiro e a área de faturamento. É lá que são informados no emissor dados como:

  • Série, número e data de emissão da nota
  • Tipo, natureza e destino da operação
  • Informações da empresa emitente, como CNPJ e endereço completo
  • Informações do cliente, semelhantes às da empresa emitente
  • Valor, código, quantidade e tributos do produto
  • Informações relativas ao recolhimento do ICMS.

Preenchida a nota fiscal, é necessário passar à emissão. O sistema é conectado à base de dados da Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). A transmissão das informações depende do uso de um certificado digital. É uma espécie de arquivo eletrônico que valida e autentica a operação.

Feito isso, caso não haja erro, retorna à empresa uma autorização de uso pela Sefaz. O cliente recebe a nota em arquivo XML no seu e-mail. Já o Danfe deve ser impresso para acompanhar a entrega do produto.O processo não é tão simples, mas a tecnologia facilita bastante o seu preenchimento. Dessa forma, ele se torna quase intuitivo.

Dicas para escolher o melhor emissor de notas fiscal eletrônica para sua empresa

1.Utilize um sistema totalmente automatizado

Não há nada pior do que realizar cada tarefa do seu negócio de maneira manual. Em plena era da informação digital em tempo real, o objetivo é que você passe cada vez menos tempo “batalhando” com tarefas de pouca importância.

Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica que irá garantir que você não precise ficar digitando ou conferindo nota por nota. Tudo deve ser automatizado e, de preferência, integrado aos demais setores da empresa.

2.Verifique se o sistema é adequado para a sua região

No Brasil, cada estado tem as suas pequenas diferenças quanto à legislação. O valor dos tributos e até mesmo a aplicação de alguns impostos é diferente. Portanto, não se esqueça de verificar se o emissor de nota fiscal eletrônica que você escolheu consegue se comunicar de maneira automática com o sistema da Sefaz.

Isso fará com que o controle das notas fiscais seja mais rápido e mais efetivo. Inclusive, haverá facilidade nos cancelamentos que podem ser realizados diariamente.

3.Procure um emissor de nota fiscal que trabalhe bem com o sistema público

Um emissor de nota fiscal eletrônica faz a conexão com o sistema da Sefaz para o lançamento do documento. Por vezes, há instabilidade nessa conexão, muito em razão do próprio sistema público.

Em virtude disso, está prevista a transmissão em contingência. Embora a responsabilidade não seja do emissor, ele pode ajudá-lo a driblar esse tipo de imprevisto. Alguns sistemas são capazes de automatizar o processo de reenvio das notas fiscais que não foram “autenticadas” pelos sistemas públicos. E sem que você tenha que fazer nada.

Afinal, nada pior do que perder momentos preciosos do seu dia com uma tarefa tão pequena e que você não pode controlar. Mais uma vez, não se esqueça da automatização e da segurança da sua ferramenta de escolha.

4. Conte com uma ferramenta que ofereça um suporte adequado

Contar com uma ferramenta para emissão de nota fiscal eletrônica que ofereça um suporte especializado é muito importante. Isso vale especialmente para os casos nos quais algum problema aconteça e você tenha que paralisar as atividades do seu empreendimento.

Aliás, isso não seria nada bom para o seu negócio Então, se você deseja melhorar o desempenho do seu negócio no que se refere a emissão de NF-e, a dica é investir em ferramentas que ofereçam um suporte especializado. E rápido como a Central de Suporte MarketUP! Afinal, tempo é dinheiro.

5. Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica gratuito 

Hoje, você possui a opção de escolher um sistema Emissor de Nota Fiscal Eletrônica gratuito. O nome dele é MarketUP. Ele tem conexão com a Sefaz, emite diversos tipos de notas, realiza o seu controle de caixa, de estoque e ainda oferece gráficos para dar uma melhor visão do rendimento de seu negócio.

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