5 motivos para usar a Gestão de Compras grátis da MarketUP

Saiba a importância de um bom gerenciamento de compras e conheça as vantagens do sistema da MarketUP

Todo mundo adquire produtos e serviços frequentemente, isso é um fato inegável. O simples ato de obter itens em troca de dinheiro, por exemplo, já é natural há muito tempo na humanidade. Com o passar dos séculos, claro, é que as negociações se tornaram cada vez mais complexas. O desenvolvimento dos mercados mundiais, aos poucos, determinaram novas maneiras para condicionamento de compras das empresas para comercialização aos clientes. O que foi por muito tempo mecanizado, burocratizado, ganhou contornos bem diferentes com o passar dos anos.

Atualmente, inúmeros empreendedores administram seus negócios e coordenam a gestão de compras de forma muito mais dinâmica. Há poucos anos, papeis de notas fiscais e recibos entregues por fornecedores compunham o cenário comercial. Porém, a tecnologia cresceu e abriu espaço para sistemas de gestão dinamizarem consideravelmente as compras e a administração delas. Tal fato pode ser amplamente observado nos dias atuais com a presença de ERPs.

No âmbito empresarial, a gestão de compras mostra-se fundamental para a prosperidade do negócio. Apesar disso, essa parte fundamental da administração é negligenciada por alguns micro e pequenos empresários. Isso acontece porque muitos empreendedores destinam o foco apenas às vendas. Elas são essenciais e devem receber atenção, claro, mas deve haver cuidado também com a compra. E isso abrange todos os tipos de aquisição, em menor ou maior escala, em negociações com pequenos ou grandes fornecedores. Caso contrário, a falta de planejamento pode levar o estoque a um desequilíbrio incontornável e fazer a relação com os vendedores ruir.

Mas como fazer isso? O que é recomendado para uma boa gestão de compras? Como comprar da melhor maneira para manter o estoque saudável? Todas estas questões são comuns na mente de quem tem o próprio negócio. Abaixo, você pode conferir alguns itens que podem ser respostas das perguntas; ou pelo menos um caminho para elas.

PLANO INICIAL

Antes de tomar qualquer decisão mais estratégica ou complexa na gestão de compras, é preciso se atentar ao básico. É necessário, primeiramente, entender quais são as necessidades do negócio, as verdadeiras prioridades do empreendimento. A partir disso, será possível mensurar o impacto de um pedido de compras na empresa. Recomenda-se também que seja feito um estudo de todos os gastos dos setores da companhia, para estabelecer metas quanto à capacidade de realizar novas aquisições.

ATENÇÃO AOS PRODUTOS

Após estudo inicial sobre as necessidades básicas e capacidade do estabelecimento, o empreendedor pode destinar seu foco aos produtos. Afinal, eles são os principais personagens da compra com o fornecedor e da venda aos clientes. Nesse caso, um ponto chave na gestão de compras é o monitoramento de itens. Para isso, a montagem de uma planilha organizacional vai ajudar bastante nesse controle. Nela, cadastra-se os produtos presentes na loja e no estoque atual. Para facilitar, códigos podem ser estabelecidos para diferenciar as categorias dos produtos. Então, quando itens forem retirados, seja da loja por causa de uma compra ou do estoque para reposição do material comprado, altera-se na planilha.

Todo esse processo, no entanto, pode ser muito mais ágil e assertivo. Para isso, o uso de um sistema de gestão online, ERP, é a melhor estratégia. Um destaque no mercado, especialmente por ser gratuito, é a MarketUP — ainda abordaremos o software mais à frente.

LISTAGEM DE FORNECEDORES

Os fornecedores têm um papel crucial na gestão de compras de uma empresa, seja ela micro ou pequena. Afinal, a competência deles e responsabilidade aos compromissos estabelecidos ajudará alavancar o negócio. Caso contrário, a relação pode se tornar muito danosa à companhia. Portanto, para diminuir a possibilidade de problemas com fornecedores, é interessante começar uma análise pelos preços cobrados nas vendas. Em uma pesquisa rápida no mercado, é possível enxergar as diferenças em valores apresentados e prazos para pagamento. Após isso feito, a estruturação de uma lista com os nomes de fornecedores confiáveis pode ajudar bastante no gerenciamento. O tempo de entrega e as formas de pagamento também são fatores a se considerar antes de colocar fornecedores na “planilha de confiança”. É importante lembrar: nem sempre o pagamento à vista da mercadoria tem o melhor benefício. Por isso, é crucial transparência entre o negócio e os fornecedores.

NEGOCIAÇÃO DAS COMPRAS

Como foi abordado anteriormente, uma boa comunicação no relacionamento com fornecedores é crucial para a prosperidade da empresa. Por essa razão, uma tarefa do empreendedor é negociar com vendedores para chegar à melhor estratégia para compra de produtos. Afinal, além de ser vantajoso para quem vende, o ato também deve ser viável para quem adquire os itens. Quando as contas tiverem pagamento a prazo — quando o acerto à vista não vale a pena —, a negociação ganha ainda mais importância. É vital analisar junto aos vendedores os juros imbuídos na compra com pagamento de mercadoria a prazo. Além disso, também é recomendado ficar atento ao valor das taxas cobradas em casos de atrasos na quitação das dívidas. No entanto, a melhor lição a ser deixada, claro, é não atrasar nunca o pagamento de contas do negócio. Afinal, isso pode trazer outros problemas bem incômodos posteriormente à Pessoa Jurídica.

GESTÃO DE ESTOQUE

A gestão de compras tem diversos pontos importantes que, juntos, estruturam de forma coesa a administração de itens e fornecedores. Todos os pilares são necessários para um bom controle deste procedimento administrativo. No entanto, a gestão de estoque é uma das funções que mais se destaca. Isso porque não há como pensar em central de compras e venda aos clientes sem um planejamento. Conceitualmente, a gestão de estoque é o controle de produtos que chegam e saem do negócio. Ou seja, é por meio de um gerenciamento correto dos itens estocados que será possível vislumbrar possibilidades de vendas e um controle melhor de aquisições. E, em caso de exageros ou incongruências, facilitar a contabilidade e outros tipos de reparo monetário.

Apesar de tamanha importância nas companhias, desde os microempreendimentos às grandes empresas, alguns erros básicos ainda ocorrem. E isso, já a curto prazo, causa impactos diretos na capacidade de compra do negócio. Entre as falhas mais comuns no controle de estoque no que tange à gestão de compras estão:

Mais produtos do que necessário

 Quem administra o próprio negócio às vezes costuma escorregar para os extremos de algumas coisas. Neste caso, empreendedores volta e meia compram mais produtos do que é realmente necessário para o momento. Além de em muitas situações o armazenamento de produtos comprados em excesso inviabilizar a estocagem de outros, alguns itens são perecíveis. E, portanto, tem prazos de validade mais curtos, casos de alguns tipos de alimento. Há também situações em que a falha ocorre pela falta de itens em estoque, ou seja, produtos de menos em armazenamento. Com isso, muitas vezes o empreendedor perde a oportunidade de comercializar e criar laços com clientes pela falta de itens. Em resumo, a recomendação mais sóbria é procurar o equilíbrio da quantidade e qualidade de estocagem. Sem esse planejamento, o negócio não apenas perderá credibilidade com os compradores como também com os fornecedores. Principalmente ao fazer um novo pedido de compras, por exemplo.

 

Falta de controle sobre produtos

Há empresários, boa parte jovens e alguns com mais tempo de experiência, que insistem em produtos que não vendem bem. Como consequência, tal fato faz com que a possibilidade de controle do que é realmente importante evapore. É imprescindível saber, o quanto antes, qual é o “carro-chefe” do negócio e investir nele, sem escantear os outros produtos, é claro. Além disso, é válido também montar estratégias de compras mais em conta junto aos fornecedores.

Ausência de sistema de gestão digital

Para um controle maior e dinâmico sobre o que foi abordado até aqui, um software de gestão vem a calhar. Ainda apresentaremos mais adiante as vantagens do ERP da MarketUP, que permite a integração dos mais variados serviços. Por ora, vale dizer que a digitalização dos processos de uma empresa diminui a chance de erros e facilita as tarefas cotidianas. Seja no controle de estoque e gestão de compras ou emissão de notas fiscais, um software de gestão de qualidade faz toda a diferença.

CONTAS A PAGAR   

Quando uma compra é feita junto ao fornecedor, a empresa adquire em seu balanço empresarial um ativo. Ou seja o estabelecimento passa a ter direitos legais sobre o produto em sua posse. No entanto, a companhia também compromete-se automaticamente com um passivo, um compromisso para ser quitado. E caso este elemento do balanço empresarial não seja bem avaliado previamente, pode colocar qualquer negócio em apuros fiscais. É por isso que qualquer empresa deve ter uma boa gestão de compras e bom planejamento para prosperar.

Entre os passivos empresariais, que são caracterizados como “contas a pagar”, estão débitos como aluguel imobiliário, impostos e fornecedores. Estes tipos de custo geralmente são inevitáveis e costumam aparecer mensalmente na vida de qualquer empreendedor. No entanto, alguns empresários não conseguem gerenciar esses pagamentos tão bem e penam para manter as “contas no azul”. O que falta, nesses tipos de caso, é informação para uma organização mais eficaz. Abaixo, você confere duas dicas para que a empresa saiba controlar as contas no pós-compra.

Planejamento das datas de pagamento

Nem todo mundo que trabalha com vendas reflete a fundo sobre isso, mas há dias em que não arrecada-se tanto. As instituições que geram os débitos para o empreendimento, no entanto, não levam isso em consideração. Por isso, pode ser importante agendar o pagamento de contas ao longo do mês, não deixá-las com vencimento muito próximo. Ou seja, se os fornecedores serão pagos na primeira semana e representam muitos débitos, por que pagar aluguel simultaneamente?

Além de uma maior organização que essa estratégia proporciona, faz com que os débitos sejam quitados de maneira equilibrada. Não será mais comum retirar uma grande quantia de capital da empresa de uma só vez para pagar contas.

Antecipação de pagamentos

Sempre que for possível é importante acertar com fornecedores a possibilidade de adiantar pagamentos. Mas isso deve ser feito apenas em casos que não invalidem a dica anterior (dispersão de contas no mês). E, claro, nem pensar em atrasar quitações, principalmente com fornecedores e bancos. Afinal, os juros cobrados são bem altos e atrasos podem comprometer qualquer negócio, tanto financeiramente como moralmente.

GESTÃO DE COMPRAS MARKETUP

Um sistema de gestão digital atualmente é considerado o melhor recurso para quem tem o próprio negócio e deseja agilidade. Afinal, um sistema integrado de gestão empresarial, ERP, também permite mais assertividade nas tarefas e em planejamentos.

Na gestão de compras, por exemplo, um sistema de gestão se torna ainda mais necessário. Isso porque, no caso de muitas mercadorias, fornecedores e contas a pagar pela empresa, é quase impossível controlar tudo manualmente. A MarketUP, referência no segmento de sistemas de gestão, aparece como boa possibilidade para empreendedores. O software é gratuito e está disponível para todo o Brasil, com fácil navegação e sem anúncios invasivos. E também não tem custo para instalação ou limitação de uso.

Confira a seguir cinco vantagens do sistema de gestão MarketUP na gestão de compras.

Facilidade no pedido de compra

Com o ERP da MarketUP é possível formalizar pedidos de compras mais facilmente e ter total controle do estoque. Com o controle desses pedidos, é possível que o empreendedor verifique a negociação realizada junto ao fornecedor e analise os prazos. Além disso, a automação dos processos faz com que as fases das compras tornem-se mais eficientes.

Abrangência da Central de Compras

 A MarketUP define sua central de compras como “um marketplace completo, ou seja, uma espécie de shopping virtual com ofertas de diversas marcas em um único lugar. A plataforma aproxima os pequenos e médios varejos com grandes indústrias, fornecedores e distribuidores de todo Brasil.” Nesta central, também é possível utilizar funções de avisos, como estoque baixo, comunicação de ofertas e lançamentos de produtos.

Organização de fornecedores

 Como foi abordado anteriormente, os fornecedores têm um papel fundamental no desempenho de qualquer negócio. Por isso, o sistema de gestão da MarketUP também abrange esse componente crucial da gestão de vendas. Com recursos do software, é possível acompanhar coisas como o saldo devedor e até comparar preços cobrados por diferentes fornecedores.

Importação de NF-e

 A MarketUP permite que, em poucos cliques, o empreendedor importe sua nota fiscal após a compra de produtos. Além disso, por meio do XML, também é possível registrar aquisições feitas e visualizar as contas a pagar.

Segurança garantida

Todas as informações dos usuários do sistema MarketUP estão seguras. Isso é garantido por causa da criptografia utilizada e a constante atuação da equipe técnica na plataforma. Backups também são realizados diariamente e garantem comodidade aos usuários deste software de gestão.

POR: Rudiney Freitas