Por que deixar de usar as planilhas do Excel no controle do seu estoque

Como você controla as entradas e saídas do estoque da sua empresa? Grande parte dos empresários donos de micro e pequenos negócios ainda utilizam as planilhas do Excel, uma das mais populares ferramentas de monitoramento e gestão. Com o software, é possível agrupar todas as informações sobre a rotatividade dos produtos vendidos em seu estabelecimento, fazendo análises e previsões. Financeiramente acessível e amplamente conhecido, ele muitas vezes já vem inclusive instalado no seu recém adquirido computador.

 

Mais do que ajudá-lo a gerenciar o seu estoque, uma ferramenta de controle também deve trazer maior agilidade e otimização para os processos da área na sua empresa. Ela deve, ainda, minimizar erros e trazer segurança de que os dados ali armazenados não serão perdidos ou roubados. Pensando em todos esses pontos, é necessário que o empresário pare e se pergunte: será que o Excel cumpre com todas as minhas expectativas? A resposta provavelmente será negativa.

Por mais úteis e eficazes que sejam, as planilhas feitas em softwares como esse não acompanharam a rápida evolução dos negócios e como esse já não são mais a melhor opção para eles. Ainda está em dúvida? O Canal PME separou cinco razões para você deixar de usar hoje o Excel no controle do seu estoque. Vem conferir!

 

Perda de dados

 

Imagine a seguinte situação: você passou horas do seu dia preenchendo e atualizando planilhas do Excel. Todas as informações são essenciais para o controle do seu estoque e para a gestão da sua empresa como um todo. Em dado momento, seu computador tem uma pane elétrica, desliga e você não consegue religá-lo. Você o leva até uma assistência técnica e descobre que todos os últimos documentos que salvou dentro dele foram perdidos, já que não possuía um backup. E agora? Cenários como esse são, infelizmente, mais comuns do que pode parecer. Com um software como o Excel, não há salvaguarda quando acontece algum problema ou imprevisto como esse.

 

Atualização manual do estoque

 

Outra grande desvantagem da utilização do Excel para o controle do seu estoque é a falta de automatização. Nele, é necessário inserir todos os dados e preencher todos os campos de suas planilhas manualmente. Mesmo tendo conhecimento sobre funções, ferramentas e atalhos do software — fatores que podem, sim, agilizar o processo —, o trabalho, além de cansativo e repetitivo, toma muito do precioso tempo do gestor. Caso o volume e o giro do estoque sejam altos, essa tarefa se torna inviável devido à enorme quantidade de entradas e saídas que deverão ser registradas e revisadas diariamente.

 

Além disso, a atualização manual fica suscetível a possíveis erros de quem a realiza. Não é incomum que aconteçam, por exemplo, erros de digitação. Um único número digitado errado, a mais ou a menos pode comprometer todo o controle do seu estoque, resultando em grandes perdas materiais e financeiras. 

 

Falta de segurança

 

O Excel não é um software totalmente inseguro. Ele possui, por exemplo, a opção de vinculá-lo a uma conta, sendo necessário login e senha para acessar o programa e seus arquivos. Recursos de proteção como esse, entretanto, são considerados pouco rigorosos e insuficientes. O programa não utiliza, por exemplo, criptografia para garantir uma segurança mais robusta. Isso faz com que as informações que constam em suas planilhas fiquem expostas ao acesso de pessoas não autorizadas, a vazamentos e até mesmo a ataques cibernéticos.

 

Falta de integração com outros setores

 

Em uma empresa, diferentes áreas se comunicam e compartilham informações a todo o tempo. Muitos dados do setor de vendas, por exemplo, interessam ao setor de estoque e, por isso, é muito importante que eles estejam integrados — funcionalidade essa que o Excel não possui. Com o software, cada departamento precisa ter a sua própria planilha de controle e não há a opção de fazer com que elas conversem, atualizem-se e troquem dados em tempo real.

 

Dificuldade no controle após reposição

 

Todo estoque precisa ser reposto de acordo com a rotatividade de seus produtos. Quando esse processo é feito, uma série de dados precisam ser geridos, tais como as datas de compra e venda, os prazos médios de giro, a previsão de demanda, os prazos de entrega de fornecedores, entre outros. Os recursos do Excel também são bastante limitados nesse sentido, não dando conta desse importante processo. 

 

Então, qual a melhor forma de gerir o estoque?

 

O rápido avanço da tecnologia coloca nas mãos dos empreendedores uma gama de recursos idealizados para suprir todas as necessidades de seus negócios com total segurança. Uma dessas ferramentas é o sistema ERP, uma plataforma de gestão empresarial completa e que opera na nuvem. Com ela, todos os processos são automatizados, todas as áreas da empresa são integradas, os erros são minimizados e o perigo de perder documentos valiosos é quase nulo.

 

Recursos MarketUP para controlar o seu estoque 

 

Um sistema de gestão que integra as mais diversas áreas da sua empresa facilita a administração do negócio como um todo e potencializa as perspectivas de crescimento do empreendimento. A plataforma ERP MarketUP nasceu justamente com esse intuito. Com o nosso sistema, você controla seu estoque de forma simples e eficaz — tudo isso gratuitamente.

 

Conheça os principais recursos do MarketUP para gerenciar o estoque da sua loja:

 

Movimentação

Saiba exatamente quais os produtos que mais têm saída do estoque da sua empresa, quais são as mercadorias que não são vendidas e muitas outras informações importantes para um controle de estoque mais inteligente. Com o recurso de movimentação, a gestão de entrada e saída de produtos pode ser feita online e de forma dinâmica, segura e completa, trazendo maior praticidade para o dia a dia do empreendedor.

 

Produção

Se a sua empresa vende produtos de fabricação própria, você sabe que o cadastro dos itens de insumo e matéria-prima pode ser trabalhoso. O sistema MarketUP facilita essa tarefa e permite controlar em tempo real os materiais que estão faltando no estoque, organizar melhor as demandas da sua organização e gerar dados sobre a quantidade necessária para re-estoque de itens de insumo. Nosso recurso de produção ajuda a fazer o cálculo exato para se produzir de cada produto, evitando atrasos e prejuízos.

 

Consulta

Com este recurso, você ganha agilidade na hora de consultar os produtos em seu estoque. A funcionalidade de consulta permite que acompanhe as informações das mercadorias armazenadas em seu estabelecimento — como estoque mínimo, valor total e valor unitário — de forma rápida e acessível através do ERP da MarketUP. 

 

Estoque em múltiplos locais 

Seu estabelecimento trabalha com diversos produtos e você precisa controlar múltiplos locais de armazenamento? Então, este recurso é ideal para o seu negócio. Ele coloca em suas mãos informações sobre cada uma das localidades de abastecimento e dá a opção de acompanhar a movimentação dos produtos em uma única plataforma.

 

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Redação MarketUP